Obowiązki i uprawnienia pracodawcy związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Część II. Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy.

W poprzednim numerze Biuletynu „Radar Prawny”, w pierwszej części cyklu artykułów poświęconych obowiązkom i uprawnieniom pracodawcy, wiążącym się z zatrudnieniem nowego pracownika, omówiono kwestie dotyczące prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego.

W niniejszej części przedstawione zostaną obowiązki pracodawcy, jakie ma wobec osoby, którą planuje zatrudnić oraz nowozatrudnionego pracownika, aktualizujące się jeszcze przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy.

Po dokonaniu wyboru osoby, którą pracodawca planuje zatrudnić, konieczne jest stwierdzenie, czy stan zdrowia pozwala jej na podjęcie pracy na określonym stanowisku, w określonych warunkach wykonywania pracy. W tym celu pracodawca ma obowiązek skierować osobę zatrudnianą na wstępne badania lekarskie. Efektem badań jest orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy lub stwierdzające występowanie takich przeciwwskazań. Zgodnie z art. 229 §4 Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, przy czym musi to być orzeczenie wydane po przeprowadzeniu badań, mających na celu ustalenie możliwości podjęcia pracy na danym stanowisku, a nie jakiekolwiek orzeczenie lekarskie, czy np. wyniki przedstawionych przez pracownika badań, przeprowadzonych dla innych celów niż podjęcie pracy, a nawet wyniki specjalistycznych badań lekarskich stwierdzających zdolność do wykonywania określonego zawodu lub czynności, nie związane jednak z określaną w ramach wstępnych badań lekarskich możliwością podjęcia pracy na określonym stanowisku. Orzeczenie lekarskie wydane po przeprowadzeniu wstępnych badań lekarskich zachowuje aktualność w okresie w nim wskazanym, jednak może stać się nieaktualne, gdyby przed datą dopuszczenia pracownika do pracy wystąpiły zdarzenia, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika.

W sytuacji wystąpienia takich zdarzeń, należałoby ponownie skierować pracownika na badania lekarskie. Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy, a także pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. Badania wykonywane są na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę, który powinien w nim wskazać, że przeprowadzone mają być wstępne badania lekarskie, określić stanowisko pracy, na którym ma zostać zatrudniona osoba badana (może też wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk, w kolejności odpowiadającej potrzebom). W przypadku stanowisk, związanych z pracą uciążliwą lub szkodliwą dla zdrowia, pracodawca powinien uwzględnić w skierowaniu aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia wykonanych na tych stanowiskach. Koszt przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich pokrywa w całości pracodawca. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika

W art. 229 §1 Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których wstępnych badań lekarskich nie trzeba wykonywać gdy u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko pracy lub stanowisko o takich samych warunkach pracy, przyjmowana jest do pracy ta sama osoba, na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Przyjmuje się, że również w sytuacji, gdy ten sam pracodawca zatrudnia tę samą osobę na stanowisku o lepszych warunkach pracy niż poprzednio, nie ma obowiązku przeprowadzania wstępnych badań lekarskich. Należy jednak zwrócić uwagę na wymóg nawiązania kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po ustaniu poprzedzającego stosunku pracy, a więc najpóźniej następnego dnia roboczego. Jedynie przerwa obejmująca wyłącznie niedzielę, święta lub dni wolne od pracy, zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy, nie powoduje konieczności przeprowadzania wstępnych badań lekarskich. W Sejmie trwają obecnie[1] prace nad dwoma projektami zmiany art. 229 §1 k.p., które mają na celu uproszczenie zasad wykonywania wstępnych badań lekarskich. W senackim projekcie ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, który został złożony w Sejmie w dniu 8 maja 2009 r., proponuje się, aby wstępnym badaniom nie podlegały osoby przyjmowane do pracy u dotychczasowego pracodawcy, posiadające aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, jeśli warunki pracy na tym stanowisku nie uległy zmianie (brak wymogu bezpośredniości kolejnego zatrudnienia)[2]. W projekcie ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, przygotowanym przez sejmową Komisję Nadzwyczajną „Przyjazne Państwo” do spraw związanych z ograniczaniem biurokracji, złożonym w dniu 6 sierpnia 2010 r., zaproponowano z kolei, aby wstępnym badaniom lekarskim nie podlegały osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy, na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą[3]. Oba projekty są rozpatrywane wspólnie i obecnie są analizowane w ramach prac sejmowej Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach, po I czytaniu na posiedzeniu plenarnym Sejmu.

Od 2008 r. trwają również w Ministerstwie Zdrowia prace nad rozszerzeniem zakresu wstępnych i okresowych badań lekarskich, o dodatkowe, obowiązkowe badania cytologiczne i mammograficzne kobiet w ramach profilaktyki antynowotworowej. Projektowane przepisy zakładają, że pracodawcy przedstawiane byłoby jedynie zaświadczenie o wykonaniu dodatkowego badania, zaś koszt dodatkowych badań ponosiłby NFZ. Ponieważ projekt ten wzbudził jednak wiele kontrowersji, obecnie w Ministerstwie planuje się kampanię informacyjno-edukacyjną, mającą przekonać do zmiany przepisów.

Kolejną powinnością pracodawcy, wiążącą się z zatrudnieniem nowego pracownika, o której musi pamiętać przy zawieraniu umowy o pracę, jest wskazany w §2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika[4], obowiązek sporządzenia dokumentu umowy o pracę w co najmniej dwóch egzemplarzach tej samej treści, z których jeden powinien zostać doręczony pracownikowi, a drugi włączony do jego akt osobowych. Jeżeli nie została zachowana forma pisemna umowy o pracę – umowę zawarto ustnie lub stosunek pracy nawiązał się przez dopuszczenie do wykonywania pracy – pracodawca ma, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, obowiązek potwierdzenia na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków. Potwierdzenie to również powinno być sporządzone w co najmniej dwóch egzemplarzach o jednakowej treści i jeden z tych egzemplarzy należy doręczyć pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru, a drugi dołączyć do jego akt osobowych.

Zgodnie z art. 94 pkt 1 k.p. pracodawca ma obowiązek zaznajomienia podejmujących pracę pracowników z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz z ich podstawowymi uprawnieniami. Realizacja tego obowiązku obejmuje wskazanie pracownikom wszelkich procedur wewnątrzzakładowych, obowiązujących w zakładzie pracy (technicznych, organizacyjnych i kontrolnych), również nie stanowiących przedmiotu regulaminu pracy. W tym miejscu warto nadmienić, że samo zobowiązanie pracownika w regulaminie pracy do zapoznawania się z innymi regulaminami, instrukcjami i przepisami obowiązującymi na jego stanowisku pracy, nie wyłącza obowiązku pracodawcy zaznajomienia podejmujących pracę pracowników z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach. Właściwie sformułowana informacja o zakresie obowiązków pracownika, powinna uwzględniać charakter i złożoność pracy oraz wykształcenie i doświadczenie pracownika. Obowiązki wskazane w zakresie czynności powinny mieścić się w rodzaju pracy określonym w umowie o pracę i nie mogą być sprzeczne z przepisami prawa i umową o pracę. Nie poinformowanie lub niedostateczne poinformowanie zatrudnionego o zakresie jego obowiązków lub sposobie wykonywania pracy, może zostać uznane za przyczynienie się pracodawcy do powstania lub zwiększenia szkody wyrządzonej przez pracownika, co może wyłączyć lub ograniczyć odpowiedzialność materialną pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Dopełnienie omawianego obowiązku może nastąpić zarówno w formie pisemnej, jak ustnej, choć w przypadku ustnej informacji, wskazane jest ze względów dowodowych uzyskanie od pracownika pisemnego potwierdzenia udzielonych mu informacji.

Poza omówionym wyżej obowiązkiem informacyjnym, odnoszącym się do pracowników podejmujących pracę, w art. 94 (1) k.p., sformułowano obowiązek pracodawcy udostępnienia pracownikom informacji o treści przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu, a w art. 94 (2) k.p. obowiązek informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Oba te obowiązki istnieją od momentu nawiązania stosunku pracy i również wobec nowego pracownika powinny być realizowane bez zwłoki. Aby zapewnić prawidłowe wykonywanie pracy, pracodawca powinien również zapoznać nowozatrudnionego pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach, dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, za pisemnym potwierdzeniem zapoznania się z nim.

W przypadku, gdy pracownik objęty jest układem zbiorowym pracy, pracodawca ma obowiązek poinformowania go o tym fakcie. Obowiązek ten powinien zostać dopełniony w formie pisemnej, w ramach przedstawiania nowozatrudnionemu pracownikowi informacji o warunkach jego zatrudnienia, wskazanej w art. 29 §3 k.p.

Jeśli w zakładzie pracy wprowadzono regulamin pracy, pracodawca powinien umożliwić pracownikowi zapoznanie się z jego treścią i uzyskać od niego pisemne potwierdzenie zapoznania się z nią, jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Powinno ono zostać następnie dołączone do akt osobowych pracownika (§3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Jeżeli systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustalane są przez pracodawcę w obwieszczeniu – w braku regulaminu pracy i układu zbiorowego pracy –  powinien on zapoznać przyjętego pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy. W takim przypadku pracodawca również uzyskuje od pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią obwieszczenia i dołącza je do jego akt osobowych.

Poza omówionymi wyżej obowiązkami informacyjnymi, pracodawca powinien również dopełnić szeregu czynności związanych z zabezpieczeniem zdrowia i bezpieczeństwa pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy, powinien:

Aby zapewnić pracownikowi możliwość faktycznego wykonywania obowiązków pracowniczych, pracodawca powinien również wydać nowozatrudnionemu pracownikowi narzędzia i sprzęt niezbędny do wykonywania pracy, a także wystawić legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem (§4 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Temat obowiązków i uprawnień pracodawcy związanych z zatrudnieniem nowego pracownika nie został jeszcze wyczerpany. W kolejnym numerze Biuletynu przybliżone zostaną takie obowiązki pracodawcy, jak obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, obowiązek lustracyjny i inne.

[1] Stan na dzień 10 stycznia 2011 r.

[2] Senacki projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, druk nr 2019.

[3] Komisyjny projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, druk nr 3397.

[4] Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.