BYOD (bring your own device) to coraz powszechniejsze zjawisko korzystania z własnego sprzętu przez pracowników w miejscu pracy lub sporadycznie poza zakładem pracy (ale dla celów służbowych). Pracownicy do realizacji zadań służbowych coraz częściej wykorzystują swój własny sprzęt z uwagi na wygodę i komfort jego użytkowania. Przedsiębiorcy, którzy nie przykładają wagi do tego na czyim sprzęcie aktualnie pracują ich pracownicy, często nie dostrzegają ryzyka jakie jest z tym związane.

Model BYOD może funkcjonować zarówno w miejscu pracy oraz poza nim. Często zdarza się przecież, że pracownik zabiera pracę do domu, gdzie korzysta z prywatnych urządzeń. Już takie działanie pracownika powoduje, że mamy do czynienia z korzystaniem ze sprzętu prywatnego do celów służbowych.

Dopuszczalność wprowadzenia modelu BYOD w miejscu pracy

W obowiązującym kodeksie pracy nie uregulowano wprost możliwości korzystania z modelu BYOD w miejscu pracy. Nie wiadomo zatem czy i na jakich warunkach pracownik może korzystać z prywatnego sprzętu dla celów służbowych. Jedyną regulacją, dotyczącą częściowo analizowanej kwestii, jest przepis kodeksu pracy nakładający na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi odpowiednich narzędzi do pracy. Nie przesądza on jednak czy pracodawca może przenieść ten obowiązek na pracownika i w jaki sposób powinno to nastąpić.

Za dopuszczalnością takiego rozwiązania przemawia kilka czynników. Po pierwsze, w praktyce często zdarza się, że pracownicy ponoszą pewne wydatki związane z wykonywaniem przez nich zadań wyznaczonych przez pracodawcę, które są im następnie przez niego rekompensowane. Dotyczy to przede wszystkim wydatków związanych z podróżami służbowymi, ale także i tych związanych właśnie z używaniem własnego sprzętu do celów służbowych. Taka praktyka przemawia zatem za dopuszczeniem możliwości korzystania przez pracownika z własnego sprzętu w ramach wykonywania przez niego czynności służbowych. Po drugie, do umowy o pracę jako do zobowiązania umownego stosuje się ogólną zasadę swobody umów wynikającą z odpowiednio stosowanych przepisów kodeksu cywilnego. Jeżeli zatem wolą obu stron umowy o pracę jest dopuszczenie do korzystania przez pracownika z jego sprzętu prywatnego przy wykonywaniu czynności służbowych, takie ukształtowanie stosunku pracy nie powinno być kwestionowane. W żaden sposób nie stoi ono w sprzeczności z zasadami prawa pracy. Po trzecie, można w tym przypadku przez analogię zastosować przepisy o wykonywaniu pracy w formie telepracy, które dopuszczają wprost korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu dla celów służbowych. Jakkolwiek powyższe argumenty wydają się trafne, brak przepisu dopuszczającego wprost stosowanie w miejscu pracy modelu BYOD powoduje, że jego wprowadzenie stwarza dla pracodawcy pewne ryzyko.

Niezależnie bowiem od dopuszczalności wprowadzenia modelu BYOD, wątpliwości budzi także sposób w jaki należy wprowadzić go w miejscu pracy. Kwestią kluczową jest w tym przypadku okoliczność, że przynosząc własny sprzęt do pracy pracownik rezygnuje z jednego z praw przysługujących mu w miejscu pracy. Powyższego rozwiązania nie można zatem narzucić pracownikom odgórnie, na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy, np. w regulaminie pracy. Dla wprowadzenia modelu BYOD, konieczne zatem będzie uzyskanie zgody pracownika. Zgoda ta powinna być dobrowolna, a więc pracodawca dla jej uzyskania nie może w żaden sposób wykorzystywać stosunku zależności jaki istnieje między nim a pracownikiem.

Prawo pracownika do prywatności

Kolejnym ryzykiem o jakim należy pamiętać, jest to, iż po wprowadzeniu modelu BYOD w miejscu pracy, własny sprzęt pracownika pełni podwójną rolę – z jednej strony służy mu do wykonywania pracy, a z drugiej do celów prywatnych. Pracodawca będzie zatem musiał podjąć takie działania, które w sposób jak najpełniejszy będą chronić dane firmowe zapisane na sprzęcie prywatnym, nie naruszając jednocześnie prawa pracownika do prywatności.

Zazwyczaj, w celu ochrony danych firmowych, sprzęt prywatny obejmowany jest firmowym systemem bezpieczeństwa. W interesie pracodawcy jest bowiem, aby dane jego przedsiębiorstwa nie trafiły w niepowołane ręce i nie zostały wykorzystane w sposób niepożądany. Wiąże się z tym wprowadzanie przez pracodawców, często dość kontrowersyjnych, rozwiązań ingerujących w prawo pracownika do prywatności, takich jak zastrzeżenie sobie przez pracodawcę możliwości kontroli sprzętu prywatnego pracownika czy wymaganie od pracownika, aby zainstalował na swoim sprzęcie oprogramowanie umożliwiające monitorowanie sposobu korzystania z urządzenia lub zdalne kasowanie określonych informacji. Dopuszczalność stosowania takich rozwiązań jest ograniczona do przypadków, gdy będą one adekwatne do celu jakiemu mają służyć, czyli ochrony danych firmowych. W żadnym wypadku pracodawca nie jest uprawniony do przeglądania prywatnych danych pracowników. Takie działanie pracodawcy najczęściej będzie naruszać dobra osobiste pracownika m.in. jego prawo do prywatności czy tajemnicę korespondencji, co może rodzić po stronie pracodawcy odpowiedzialność cywilną a nawet karną.

O przedsięwziętych przez siebie środkach ochrony danych poinformować pracownika, tak aby zdawał sobie on sprawę z ich istoty. Stosowanie zabezpieczeń powinno być także uregulowane w aktach wewnętrznych obowiązujących w miejscu pracy, takich jak przykładowo regulamin korzystania ze sprzętu prywatnego do celów służbowych czy polityka bezpieczeństwa.

Własność intelektualna

Kolejnym problemem wynikającym z zastosowania w miejscu pracy modelu BYOD jest możliwość naruszenia licencji programów komputerowych zainstalowanych na prywatnym sprzęcie pracownika.

W przeważającej części przypadków na prywatnym sprzęcie pracownika zainstalowany jest system operacyjny oraz programy komputerowe w wersjach niekomercyjnych, upoważniające do korzystania z nich jedynie w celach prywatnych (non-commercial use). Licencje na te programy mogą zatem nie pozwalać na ich wykorzystanie do celów służbowych. Korzystając z licencji niezgodnie z przeznaczeniem programu, pracownik naraża zarówno siebie jak i pracodawcę na odpowiedzialność na wielu płaszczyznach prawa, w tym przede wszystkim na gruncie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Ochrona danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę

Szczególne zagrożenie związane z wprowadzeniem w miejscu pracy modelu BYOD wystąpi w sytuacji, gdy na sprzęcie prywatnym pracownika znajdą się dane osobowe do których gromadzenia i przetwarzania jest uprawniony pracodawca. Na przedsiębiorcy w takim wypadku będzie ciążyć szereg obowiązków związanych z bezpieczeństwem danych osobowych. Uchybienia w ich realizacji mogą narazić przedsiębiorcę na odpowiedzialność karną.

Nie sposób opisać tutaj wszystkich obowiązków, jednak należy wskazać, iż przede wszystkim przedsiębiorca będzie musiał podjąć odpowiednie środki które pozwolą zabezpieczyć dane objęte ochroną przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem czy zniszczeniem. O ile w miejscu pracy zabezpieczenie danych nie powinno stwarzać pracodawcy większego problemu, o tyle w przypadku, gdy pracownik używa swojego sprzętu zarówno w miejscu pracy jak i poza nim zadanie to może być utrudnione.

Podatki

Ostatnim zagrożeniem, które jednak może być najpoważniejsze w skutkach, są podatkowe konsekwencje wprowadzenia systemu BYOD w miejscu pracy. W braku odrębnej regulacji, wykorzystywanie w pracy własnego sprzętu pracownika poddane musi zostać ogólnym regulacjom prawa podatkowego. W ich świetle należy zauważyć, że korzystanie przez pracownika ze sprzętu prywatnego do celów służbowych, z podatkowego punktu widzenia, nie musi pozostać dla pracodawcy neutralne. Organ podatkowy może bowiem potraktować taką sytuację jako uzyskanie przez pracodawcę przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Wiąże się z tym obowiązek opodatkowania tak uzyskanego przychodu – podatkiem PIT w przypadku osób fizycznych albo podatkiem CIT w przypadku osób prawnych. Decydując się na wprowadzenie modelu BYOD pracodawca powinien zatem zastanowić się jakiej wysokości przychód będzie uzyskiwał korzystając ze sprzętu pracownika oraz w jaki sposób rozliczyć ten przychód z pracownikami.

Podsumowanie

Wprowadzenie modelu BYOD w miejscu pracy pomimo, że korzystne zarówno dla pracownika jak i pracodawcy wciąż budzi jednak jeszcze wiele kontrowersji. Ostrożny pracodawca (a także pracownik) powinien zatem, przed podjęciem decyzji o przejściu na model BYOD, rozpatrzyć wszystkie ryzyka z tym związane i odpowiednio się przed nimi zabezpieczyć. Wnikliwa analiza może bowiem uchronić pracodawcę przed odpowiedzialnością cywilnoprawną a nawet karną, związaną z niewłaściwym zastosowaniem modelu BYOD w miejscu pracy. Pracownik natomiast powinien starannie rozważyć przejście na system BYOD z perspektywy niedogodności związanych z ograniczeniami związanymi z dysponowaniem danymi firmowymi, a także w zakresie możliwego naruszenia swojego prawa do prywatności.