W czasie panującej pandemii koronawirusa przedsiębiorcy i biznes szukają wszelkich sposobów na zachowanie ciągłości działań bez narażania siebie, swoich bliskich i współpracowników na zarażenie. Rząd pracuje nad pakietem rozwiązań wspierających to podejście, ale część narzędzi jest dostępnych już teraz. Jednym z nich, z którego mogą skorzystać osoby, które planowały rozpocząć działalność gospodarczą w formie spółki, jest możliwość założenia jej bez wychodzenia z domu przez Internet w systemie S24.

Jakie spółki można założyć przez Internet?

W systemie S24 możemy zawrzeć umowę i zarejestrować spółkę jawną, spółkę komandytową oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. To trzy najczęściej i najchętniej wykorzystywane w obrocie formy prawne. Porównywanie ich i omawianie różnić między nimi to materiał na obszerną naukową rozprawę, ale ujmując rzecz w skrócie:

  • spółka jawna to najprostsza forma, przeznaczona przede wszystkim dla wspólników, którzy w generalnie równym stopniu chcą osobiście angażować się w jej działalność i zarządzanie nią i nie obawiają się osobistej odpowiedzialności za długi spółki,
  • spółka komandytowa w wielu aspektach przypomina jawną, ale odróżnia ją od niej podział wspólników na dwie grupy – komplementariuszy, pełniących najczęściej funkcje zarządcze w takich spółkach, co wiąże się z osobistym zaangażowaniem oraz odpowiedzialnością podobną do wspólnika spółki jawnej, oraz komandytariuszy, wg kodeksowych regulacji będących bardziej inwestorami niż zarządcami spółki, co znajduje odzwierciedlenie przede wszystkim w ich ograniczonej odpowiedzialności za długi spółki,
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, w której żaden ze wspólników nie odpowiada za długi spółki i w której obowiązkowo powołuje się zarząd, w skład którego mogą, ale nie muszą, wchodzić sami udziałowcy; mimo wielu przewag wadą spółki z o.o. w porównaniu do dwóch poprzednich spółek jest objęcie jej podatkiem CIT, a więc podwójne (raz na etapie dochodu spółki, drugi raz na etapie wypłaty dywidendy dla wspólników) opodatkowanie zysków z działalności takiej spółki.

Niezależnie jednak od wybranej formy, rejestracja wszystkich trzech typów spółek przez Internet przebiega w generalnie podobny sposób, więc z tego punktu widzenia żadna nie jest bardziej godna polecania od innych. Warto też zaznaczyć, że o ile spółka jawna i komandytowa wymaga co najmniej dwóch wspólników, to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być spółką jednoosobową, w której 100% udziałów będzie własnością jednej osoby (choć wiąże się to z pewnymi ograniczeniami i ryzykiem podatkowym, szczególnie jeżeli ów jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu takiej spółki).

Kto może założyć spółkę przez Internet?

Podstawowym warunkiem założenia spółki w systemie S24 jest dysponowanie kwalifikowanym podpisem cyfrowym lub zaufanym profilem ePUAP. O ile wyrobienie tego pierwszego jest dość skomplikowane, to profil zaufany można uzyskać nie tylko stosunkowo łatwo (wystarczy mieć konto w jednym z wielu banków oferujących taką usługę), ale może być bardzo przydatny i ułatwiać życie, nie tylko w utrudnionych epidemią choroby COVID-19 warunkach funkcjonowania urzędów. Takim podpisem lub profilem muszą dysponować wszystkie osoby, które będą wspólnikami spółki oraz – w przypadku spółki z o.o. – które będą pełnić funkcje w jej organach, to znaczy zarządzie czy radzie nadzorczej.

Jak zawrzeć umowę spółki przez Internet?

Na początku jedna osoba – korzystając z formularzy systemu S24 dostępnego pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ – przygotowuje wszystkie dokumenty, które kolejni wspólnicy i piastuni spółki będą później potwierdzać przy pomocy profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Na odpowiednim formularzu w pierwszej kolejności podajemy ustaloną firmę, czyli nazwę spółki, jej siedzibę i wybraną formę prawną, a następnie uzupełniamy wygenerowany wzorzec umowy. Niektóre miejsca uzupełniamy ręcznie – np. listę wspólników – a niektóre jej postanowienia wybieramy z listy na zasadzie wyboru spośród oferowanych przez system możliwości (decydując np. o sposobie uczestnictwie w zyskach i stratach spółki, o warunkach zbywania udziałów czy praw wspólnika w spółce lub o tym, czy członkowie zarządu spółki będą mogli reprezentować ją samodzielnie). Lista dostępnych wariantów brzmienia poszczególnych postanowień umowy spółki jest dość bogata, i w razie wątpliwości co do skutków prawnych wybrania danej opcji warto skonsultować się z prawnikiem – specjalistą z zakresu prawa spółek.

W przypadku umowy spółki jawnej określamy:

  • listę wspólników,
  • wysokość wnoszonych do spółki wkładów,
  • przedmiot działalności spółki,
  • zamierzony czas trwania spółki (w tym czas nieokreślony),
  • krąg wspólników uprawnionych do prowadzenia spraw spółki,
  • sposób uczestniczenia wspólników w zyskach i stratach spółki,
  • czy ogół praw i obowiązków wspólnika może być przeniesiony na inną osobę i czy wymagać to będzie zgody wszystkich pozostałych wspólników,
  • czy w przyszłości zmiana umowy spółki będzie wymaga jednomyślnej zgody wszystkich wspólników, czy też wystarczy uchwała z bezwzględną większością głosów.

Przy zakładaniu spółki komandytowej określamy:

  • listę wspólników,
  • przedmiot działalności spółki,
  • określenie, którzy wspólnicy są komplementariuszami, a którzy komandytariuszami,
  • wysokość sumy komandytowej dla każdego komandytariusza, wyznaczającej granicę jego odpowiedzialności za zobowiązania spółki,
  • wysokość wnoszonych do spółki wkładów,
  • zamierzony czas trwania spółki (w tym czas nieokreślony),
  • krąg komplementariuszy uprawnionych do reprezentowania spółki,
  • krąg komplementariuszy uprawnionych do prowadzenia spraw spółki,
  • sposób uczestniczenia wspólników w zyskach i stratach spółki,
  • czy ogół praw i obowiązków wspólnika może być przeniesiony na inną osobę i czy wymagać to będzie zgody wszystkich pozostałych wspólników,
  • czy w przyszłości zmiana umowy spółki będzie wymaga jednomyślnej zgody wszystkich wspólników, czy też wystarczy uchwała z bezwzględną większością głosów.

Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością musimy określić:

  • listę wspólników,
  • przedmiot działalności spółki,
  • wysokość kapitału zakładowego, liczbę udziałów na które się dzieli i ich wartość nominalną,
  • czy udziały będą mogły być umarzane przez nabycie ich przez spółkę,
  • czy zbycie i zastawienie udziałów będzie wymagało zgody spółki,
  • czy zastawnik i użytkownik udziałów będzie miał prawo wykonywać prawo głosu w spółce,
  • czy zarząd będzie mógł wypłacać zaliczki na poczet dywidendy z zysków,
  • czy w spółce będzie funkcjonować rada nadzorcza oraz czy – w razie jej powołania – wspólnikom przysługiwać będzie prawo indywidualnej kontroli w spółce,
  • kto będzie wchodził w skład zarządu i ewentualnej rady nadzorczej,
  • czy w razie powołania zarządu wieloosobowego każdy członek zarządu będzie mógł reprezentować spółkę samodzielnie albo czy potrzebne będzie współdziałanie minimum dwóch członków zarządu lub członka zarządu łącznie z prokurentem,
  • czy rozporządzanie prawem lub zaciąganie zobowiązań o wysokości dwukrotnie przekraczającej wysokość kapitału zakładowego będzie wymagało uchwały i zgody wspólników.

Następnie generujemy w systemie wszystkie inne niezbędne dokumenty – oświadczenie o wniesieniu wkładów do spółki (jeżeli nie złożymy go przy rejestracji spółki, trzeba będzie przedstawić je w ciągu 7 dni od wpisania spółki do rejestru), listę wspólników – i przygotowujemy dokumenty, których niestety nie można wygenerować na portalu, a których przedstawienie jest niezbędne do zarejestrowania spółki, czyli oświadczenie o statusie spółki na gruncie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, listę adresów osób reprezentujących spółkę (jeżeli nie podpisują one samego wniosku trzeba również przedstawić ich zgody na powołanie) oraz – przy spółkach z o.o. – listę adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powoływania zarządu. Te dokumenty powinny zostać wydrukowane, zeskanowane i dołączone do wniosku w portalu S24 w formacie .pdf.

Ostatnim krokiem jest podpisanie wszystkich dokumentów – umów spółki przez jej wspólników oraz wniosku o rejestrację z załącznikami przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki (wspólników lub członków zarządu). Należy pamiętać, że wszystkie te osoby powinny dysponować podpisem elektronicznym lub wspomnianym wyżej profilem zaufanym. Po tym możemy opłacić wniosek (jest to niemal o połowę tańsze niż w przypadku rejestrowania spółki w tradycyjny sposób), wybrać sąd do którego skierowany będzie wniosek w zależności od siedziby spółki i w końcu – wysłać go. Praktyka wskazuje, że zarejestrowanie w ten sposób spółki zajmuje zazwyczaj kilka dni, co jest tempem właściwie nieosiągalnym przy rejestrowaniu spółki w formie „papierowej”.

Co dalej?

Po zarejestrowaniu spółki założonej przez system S24 możemy w dalszym ciągu korzystać ze zdalnego prowadzenia części jej spraw – w spółce jawnej i komandytowej możemy w ramach tego systemu powołać pełnomocnika lub prokurenta spółki, zmienić brzmienie umowy spółki, zatwierdzić sprawozdanie finansowe lub rozwiązać spółkę, jak również zawrzeć umowę o przeniesieniu praw i obowiązków wspólnika. W przypadku spółki z o.o. oprócz powyższych możemy też zmieniać skład organów spółki, udzielić zgody na zbycie udziałów spółki lub podzielić jej zysk lub ewentualną stratę. Jak widać, system S24 może służyć w czasie epidemii koronawirusa nie tylko jako narzędzie do zakładania, ale także do zarządzania spółką, pod warunkiem, że będzie to spółka założona przy jego pomocy.

System S24 wiąże się niestety z kilkoma ograniczeniami względem możliwości, które przy zawieraniu umów ww. spółek oferuje Kodeks spółek handlowych. Wystarczy wspomnieć, że udziały wspólników muszą być zawsze opłacone wkładami pieniężnymi – nie można więc założyć spółki ze wspólnikiem świadczącym na jej rzecz pracę lub obejmować udziałów w zamian za nieruchomość czy sprzęt komputerowy. Oczywiście po zarejestrowaniu spółki przez Internet jej wspólnicy mogą spotkać się i zmienić jej umowę, wprowadzając do niej postanowienia niedostępne w S24. Takie dostosowanie brzmienia umowy spółki do wszelkich potrzeb jej wspólnikiem może być dobrym pomysłem np. przy podwyższaniu kapitału zakładowego spółki po zakończeniu kwarantanny, kiedy spotkanie „na żywo” będzie bezpieczne dla wszystkich jej uczestników, ale trzeba pamiętać, że po takiej zmianie nie będzie już możliwe podejmowanie uchwał wspólników przez Internet – w obecnym stanie prawnym raz zmieniona „na papierze” spółka nie może niestety być już zarządzana z poziomu S24. Na szczęście i bez tego portalu da się prowadzić sprawy spółki w sposób zdalny – więcej o tym piszemy w kolejnej publikacji Biuletynu Kancelarii. Tym niemniej, szczególnie w obecnej wyjątkowej sytuacji pandemii warto wykorzystać możliwość zdalnego zakładania spółek, tak, aby nie hamowała ona naszych planów i przedsięwzięć gospodarczych.