Przepisy prawa handlowego w aktualnym brzmieniu nakazują spółkom akcyjnym do 30 czerwca 2020 r. wdrożyć przygotowania do obowiązkowej dematerializacji akcji, czyli – pozbawienia mocy papierowych dokumentów akcji wydanych przez spółkę i wdrożenia przechowywania informacji o akcjonariuszach w dedykowanym, jawnym dla spółki i innych akcjonariuszy, rejestrze cyfrowym, prowadzonym przez podmiot uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych. Dematerializacja ma nastąpić z dniem 1 stycznia 2021 r., kiedy dotychczasowe dokumenty akcji będą mogły służyć już tylko jako dowód przysługujących akcjonariuszowi praw udziałowych dotyczących np. wpisu do rejestru akcjonariuszy, a moc prawną uzyskają wpisy w owym rejestrze.

Obowiązkowe przygotowania do dematerializacji polegają przede wszystkim na pięciokrotnym, publicznym wezwaniu akcjonariuszy do składania w spółce dokumentów akcji celem ich „zamiany” na wpis w rejestrze. Według stanu prawnego na dzień przygotowania tej publikacji, pierwsze wezwanie powinno nastąpić nie później niż 30 czerwca 2020 r., a kolejne – w odstępach nie krótszych niż dwa tygodnie i nie dłuższych niż miesiąc. Przed dokonaniem pierwszego wezwania spółka powinna zawrzeć z zewnętrznym podmiotem uprawnionym do prowadzenia rachunków papierów wartościowych umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Co istotne, wyboru tego podmiotu powinno dokonać walne zgromadzenie spółki, mimo, że to na zarządzie spoczywa odpowiedzialność finansowa (grzywna w wysokości do 20.000,00 złotych) za wypełnienie na czas ustawowych obowiązków związanych z dematerializacją, czyli zawarciem umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy oraz dokonywania wyżej wskazanych wezwań do złożenia dokumentów akcji.

Na etapie prac w Senacie znajduje się obecnie jednak ustawa zawierająca kolejny pakiet nowelizacji w ramach tzw. tarczy antykryzysowej. Wśród nich znalazły się przepisy dotyczące dematerializacji, przesuwające wszystkie wyżej wskazane terminy o trzy miesiące – odpowiednio na dzień 30 września 2020 r. (termin końcowy na zawarcie umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy oraz pierwsze wezwanie akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji) i dzień 1 marca 2021 r. (utrata mocy przez dokumenty akcji).