W poprzednim artykule o monitoringu GPS floty przybliżone zostały zasady legalnego stosowania monitoringu lokalizacyjnego w pojazdach służbowych. Posługiwanie się tą formą monitoringu nie może wykraczać poza określone ramy prawne – w razie pozytywnej oceny działań pracodawcy jest on gotowy do wprowadzenia w swojej firmie monitoringu GPS, pozostaje jedynie pytanie jak to zrobić. Zgodnie z zapowiedzią – poniżej kontynuuję temat monitoringu flotowego przybliżając Państwu obowiązki formalne, jakim musi sprostać pracodawca aby wprowadzić stosowanie monitoringu GPS pojazdów w firmie.
Przede wszystkim regulacje zakładowe
Przed wprowadzeniem monitoringu GPS pojazdów służbowych pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić cele, zakres i sposób zastosowania tej formy monitoringu pracownika. Na te pytania pracodawca w praktyce będzie musiał odpowiedzieć w momencie ustalania, czy planowany monitoring zgodny jest z zasadami RODO, identyfikowania podstawy przetwarzania danych pracowników oraz ewentualnej potrzeby przeprowadzenia oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych (o czym była mowa w poprzednim artykule).
Tak określony cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu podlega ustaleniu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Należy mieć na uwadze formę oraz sposób wprowadzania zmian w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy oraz zasady ogłaszania obwieszczenia. Nowi pracownicy powinny otrzymać powyższe informacje przed ich dopuszczeniem do pracy.
Informowanie pracowników
Wiedza pracowników o fakcie bycia monitorowanym i szczegółach z tym związanych powinna być zawsze zapewniona przez pracodawcę przed rozpoczęciem monitoringu. Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu lokalizacyjnego w pojazdach służbowych nie później niż na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informacja powinna być przekazana w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy – przykładowo może to być email lub zamieszczenie w gablocie informacyjnej. Przyjęty sposób powinien zapewniać wszystkim pracownikom zapoznanie się z tą informacją.
Powyższa informacja jednak nie wystarczy – pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia monitorowanych obszarów w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. W przypadku monitoringu GPS pojazdów służbowych zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych prawidłowe będzie umieszczenie w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego i tekstu informującego o tym, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizacyjnego, jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. Praktyczna będzie zatem naklejka z informacją graficzną i tekstową, przyklejona w widocznym dla kierowcy miejscu pojazdu. Oznaczenie powinno być umieszczone nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Obowiązek informacyjny RODO
O czym należy pamiętać, to że powyższa informacja przykładowo w formie naklejki w pojeździe służbowym nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przekazania pracownikowi korzystającemu z takiego pojazdu szczegółowej informacji o celach i sposobach przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO. Informacja ta powinna być przekazana w formie możliwie zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej. Powinna być napisana jasnym i prostym językiem. Ponieważ pracodawca powinien zapewnić sobie możliwość potwierdzenia, iż przekazał pracownikom tę informację (co jest przydatne w razie kontroli Prezesa UODO), w praktyce informacja taka najczęściej przekazywana jest w formie pisemnej, co pracownik kwituje swoim podpisem, lub poprzez wysłanie jej emailem na adres służbowy pracownika.
Na koniec należy podkreślić, że jeżeli pracodawca w ramach wprowadzanego monitoringu lokalizacyjnego pojazdów służbowych korzystać będzie z usług zewnętrznej firmy obsługującej system możliwe, że dojdzie do przekazywania (przynajmniej częściowo) tej firmie danych osobowych pracowników-kierowców. W takim przypadku dojdzie najprawdopodobniej do powierzenia przetwarzania danych osobowych firmie zewnętrznej, co wymagać będzie również zawarcia przez pracodawcę z tą firmą umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych stanowi wyzwanie nie tylko organizacyjne ale również prawne. Opisane działania i obowiązki formalne, jakie powinien podjąć pracodawca, powinny być wypełnione przy uwzględnieniu indywidualnych uwarunkowań pracodawcy. W procesie wprowadzenia tego systemu w firmie zaleca się korzystanie z pomocy specjalistów z zakresu regulacji RODO w myśl zasady – lepiej zapobiegać niż leczyć.