Nowelizacją ustaw o samorządzie województwa, samorządzie powiatowym oraz samorządzie gminnym (dalej ustawy samorządowe), od dnia 31 stycznia 2018 roku radnym zostały przyznane uprawnienia kontrolne w podmiotach właściwych odpowiednio do zakresu przedmiotowej ustawy, tj. z zakresu województwa, powiatu lub gminy. Radni mogą dokonać kontroli urzędu, samorządowych jednostek organizacyjnych, zakładów i przedsiębiorstw samorządowych, spółek gminnych, powiatowych bądź wojewódzkich oraz tych z udziałem osób prawnych wskazanych jednostek samorządu terytorialnego. W każdej z wymienionych ustaw wprowadzono przepis, który jest podstawą do uzyskania przez radnych informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń oraz wglądu w działalność wymienionych podmiotów. Jednak wymienione podmioty nie mają bezwzględnego obowiązku udostępniania informacji, bowiem we wskazanych regulacjach występują również ograniczenia dostępu do określonych danych, które chce uzyskać radny.

Czy uprawnienia kontrolne radnych są w jakiś sposób ograniczone ?

Radny, korzystając ze swoich uprawnień, wnioskując o dostęp do określonych informacji może to uczynić poprzez złożenie ustnego bądź pisemnego wniosku. Jednym z uprawnień radnego jest możliwość wglądu w działalność danego podmiotu. Wskazany przywilej daje mu możliwość poznania całokształtu działań podejmowanych przez kontrolowany podmiot. Radny może na przykład obserwować pracę komisji konkursowych (np. konkursów na stanowiska, postępowań związanych z rozstrzyganiem zamówień publicznych oraz innych form realizacji zadań m.in. urzędu, czy spółki). Jednym z uprawnień kontrolnych będzie również możliwość uczestnictwa w posiedzeniach wewnętrznych organów danego podmiotu oraz  prowadzenie rozmów z jego pracownikami. W tymi miejscu rodzi się pytanie, czy zawsze należy akceptować tego typu wnioski? Odpowiedź na to pytanie jest następująca, uprawnienia radnych są ograniczone i nie należy za każdym razem bezwzględnie stosować się do ich żądań. Wniosek
o udostępnienie informacji bądź dokumentów danego podmiotu, może być jedynie zainicjowany, wówczas gdy radny pozyskuje określone dane w ramach usprawnienia funkcjonowania i realizacji celów kontrolowanego podmiotu.

Radny realizując opisywane uprawnienia nie ma np. prawa do zabierania głosu lub udzielania porad. Spółka, urząd lub inny podmiot wydając zgodę na wstęp do własnej siedziby bądź wgląd w jej działalność, powinna pamiętać, że radny może otrzymać tylko takie informacje o jakich udostępnienie wnosił oraz te, które były przedmiotowej wcześniejszej analizy pod kątem możliwości ich udostępnienia. Podobnie należy postąpić, gdy radny ma wgląd w działalność np. spółki komunalnej lub urzędu bądź możliwość udziału w jej pracach. Powinien on wówczas zapoznać się jedynie z informacjami, które były przedmiotem jego wniosku oraz, na których udostępnienie dany podmiot wyraził zgodę.

Jak należycie zabezpieczyć informacje?

Jednym z praktykowanych rozwiązań stosowanych w celu potwierdzenia uprawnień radnego do złożenia wniosku, jest odebranie od niego pisemnego oświadczenia, które dotyczy związku udostępnianych informacji z pełnionym przez radnego mandatem. W sytuacji udostępnienia informacji wrażliwych bądź szczególnie istotnych dla danego podmiotu w celu ich ochrony można odebrać od radnego oświadczenia o tym, że przyjmuje odpowiedzialność prawną za powierzone mu informację i nie będzie ich rozpowszechniał. Opisywana czynność jest uzasadniona tym, że ustawy samorządowe nie dają radnym prawa do rozpowszechniania pozyskanych informacji i materiałów. W związku z tym zasadne jest odpowiednie zabezpieczenie powierzanych informacji.

Naruszenia dóbr osobistych jako przyczyna odmowy udostępnienia określonych informacji

Jako przesłanki uzasadniające negatywne rozpatrzenie wniosku radnego należy wskazać sytuacje,
w których udostępnienie wnioskowanych informacji mogłoby naruszyć dobra osobiste osób fizycznych, bądź prawnych. Katalog dóbr osobistych jest otwarty, można do niego zaliczyć
w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnicę korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukową, artystyczną, wynalazczą
i racjonalizatorską. Pozostają one pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Jako przykład dóbr osobistych osób fizycznych można wskazać prawo do prywatności, np. w zakresie danych dotyczących imienia, nazwiska, stanu zdrowia bądź prywatnych informacji, np. uzyskanych podczas wymiany korespondencji. Ochroną prawną objęte są również dobra osobiste osób prawnych, którymi mogą być informacje dotyczące innych kontrahentów. W orzecznictwie jako dobra osobiste osób prawnych wskazuje się dobra związane z jej identyfikacją (nazwa, firma) oraz dobre imię (sława, reputacja, autorytet), wartości niemajątkowe, dzięki którym osoba ta może funkcjonować zgodnie ze swoim zakresem działania, np. know how oraz inne dane stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Gdy podmiot rozpoznający wniosek dojdzie do wniosku, że ujawnienie określonych informacji narusza dobra osobiste bądź tajemnice prawnie chronione, może odmówić radnemu dostępu do takich danych.

Ochrona informacji prawnie chronionej przed dostępem radnych

Udostępniając informacje bądź inne materiały danego podmiotu należy mieć na względzie przepisy
o tajemnicy prawnie chronionej, w ramach których mieści się szereg informacji wyłączonych
z udostępnienia. Wśród nich można wskazać między innymi tajemnicę przedsiębiorstwa lub zawodową. Tajemnica prawnie chroniona nie została zdefiniowana ustawowo, dlatego w tym celu należy posługiwać się aktami prawnymi, w których udostępnienie określonych danych zostało ograniczone. Przykładem tego typu regulacji mogą być przepisy regulujące kwestie ochrony informacji niejawnych, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz tajemnic zawodowych. Informacje lub materiały, które mogą zawierać tego rodzaju dane mogą dotyczyć zarówno pracowników, klientów lub kontrahentów danego podmiotu.

Postępowanie z wnioskami radnych

Każdy podmiot, do którego radny może się zgłosić w ramach realizacji swoich uprawnień, powinien oceniać ich zasadność w odniesieniu do ograniczeń prawnych dotyczących dostępu do informacji oraz dokumentacji danego podmiotu. Oczywiście dokładna analiza tego typu wniosków wymaga czasu i nie zawsze będzie można ją przeprowadzić niezwłocznie. Sposób udostępnienia tych danych nie powinien wiązać się z wprowadzeniem nadmiernych kosztów oraz nakładu pracy dla pracowników danego podmiotu. Najważniejsze, aby rozpoznając tego typu wnioski zachowane zostały terminy i podstawowe procedury, określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Mniej formalny charakter mają wnioski o uzyskanie zgody na wgląd w działalność określonego podmiotu bądź o wstęp do pomieszczeń, w których znajdują się informacje i materiały, o których udostępnienie wnioskuje radny. Jednak ingerencja w działalność danego podmiotu polegająca na wizytacji jego pomieszczeń wymaga znacznie wyższej czujności, bowiem radni podczas swojego pobytu mają możliwość zapoznania się z szerszym zakresem informacji m.in. z dokumentacją, treścią rozmów pracowników oraz innymi czynnościami towarzyszącymi standardowemu funkcjonowaniu danej placówki.

Ustawa o dostępie do informacji publicznej w kontekście uprawnień radnych

Radny może składać wnioski w trybie ustawy samorządowej oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej, bowiem może działać jako radny oraz jako obywatel niezależnie od sprawowanego mandatu. W przypadku wątpliwości co do tego, w jakim charakterze wnioskodawca złożył przedmiotowy wniosek warto byłoby doprecyzować, czy określony podmiot kierując swój wniosek działał jako radny, czy jako obywatel. W zasadzie to radny powinien określić w jakim trybie występuje o udostępnienie informacji bądź dokumentacji danego podmiotu oraz wskazać informacje lub materiały niezbędne mu do wykonywania mandatu. W świetle udostępnienia określonych informacji jest to o tyle istotne, że ustawy o samorządzie gminnym, samorządzie powiatowym oraz samorządzie województwa stawiają mniej przeszkód na drodze dostępu do informacji publicznej niż ustawa o dostępie do informacji publicznej.

Z perspektywy urzędów, spółek i innych podmiotów objętych zakresem opisywanych regulacji w ramach czynności podejmowanych w odpowiedzi na wnioski i zapytania o dostęp do dokumentacji oraz posiadanych informacji, należy dokonać szczegółowej analizy i oceny, tego czy biorąc pod uwagę ustawowe ograniczenia, wnioskowane informacje lub materiały mogą zostać udostępnione.
Ponadto każdorazowo należy ocenić, czy przedmiotowe dane należy opublikować w całości, czy w części.

Podsumowanie

W związku ze specyfiką postępowań dotyczących udostępniania informacji publicznej, podczas rozpatrywania wniosków należy podchodzić z ostrożnością, żeby nie narazić się na zarzuty z zakresu prawa karnego, prawa pracy bądź ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwej konkurencji. Ponadto, należy pamiętać, że w zakresie uprawnień radnego istnieje wiele ograniczeń prawnych, których konsekwencją może być odmowa udostępnienia określonych informacji lub dokumentów danego podmiotu.