Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie ustalonego w zakładzie czasu pracy. Niestawienie się pracownika do pracy jest dopuszczalne jedynie w sytuacji zwolnienia z obowiązku jej świadczenia albo wymaga usprawiedliwienia.
Przedmiotowe kwestie uregulowane są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60 poz. 281 z późn. zm.).
Nieobecność może być spowodowana zwolnieniem od pracy przez pracodawcę; nieobecność ma wówczas charakter następczy i jest wynikiem decyzji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy w przypadkach wskazanych w kodeksie pracy, aktach wykonawczych do kodeksu pracy lub innych przepisach prawa. Nieobecność może być wywołana także wyjątkowymi sytuacjami, których z reguły nie da się przewidzieć, a obowiązkiem pracownika jest wówczas usprawiedliwienie tej nieobecności.
Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są: 1) zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także 2) inne przypadki niemożności wykonywania pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Za przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika z mocy prawa zostały uznane:
- choroba pracownika,
- kwarantanna lub izolacja w związku z podejrzeniem choroby zakaźnej,
- choroba dziecka lub innego członka rodziny,
- wezwanie pracownika do osobistego stawiennictwa przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję,
- nieprzewidziane zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza dziecko pracownika,
- odbywanie podróży w godzinach nocnych poprzedzających dzień pracy.
Ww. okoliczności zawsze muszą zostać uwzględnione przez pracodawcę.
Przyczyny nieobecności w pracy – inne niż wynikające z przepisów prawa pracy – to przyczyny wskazane przez pracownika, mogące wynikać z okoliczności osobistych, rodzinnych, losowych.
Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z tych przyczyn zależy wyłącznie od uznania pracodawcy. Niewątpliwie jednak pracodawca powinien uznać za usprawiedliwione nieobecności wywołane przyczynami, które obiektywnie uniemożliwiły pracownikowi stawienie się w pracy. Komentatorzy wskazują następujące przykłady:
- paraliż komunikacyjny niemożliwy do przewidzenia lub uniknięcia (wynikający ze strajków, blokad dróg, niecodziennych korków),
- uczestniczenie w akcji ratującej życie i zdrowie,
- uczestniczenie w wypadku samochodowym,
- zdarzenia losowe dotyczące pracownika (włamanie i kradzież w domu pracownika, zalanie mieszkania).
Katalog tych przyczyn jest otwarty. Zdarzenia takie każdorazowo podlegają ocenie pracodawcy, co nie oznacza całkowitej swobody i dowolności. Pracodawca powinien uprawdopodobnione przyczyny wziąć pod uwagę, szczególnie jeżeli nie można przypisać winy pracownikowi. Pracodawca może także określić sposób dokumentowania tych przyczyn.
(tak: E. Wronikowska, Akty wykonawcze do Kodeksu pracy. Komentarz, Oficyna 2009).
Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§2 ust. 1 rozporządzenia). Dlatego też jeżeli pracownik wie, że następnego dnia musi zgłosić się z dzieckiem do lekarza na badanie, to ma obowiązek powiadomić o tym pracodawcę. Nieobecność w pracy z tej przyczyny powinna zostać przez pracodawcę usprawiedliwiona. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę również o przewidywanym spóźnieniu się do pracy i podać przyczynę tego spóźnienia.
W razie zaistnienia nagłych powodów uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie (tj. najszybciej jak to możliwe) zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. Sposób zawiadamiania o przyczynach nieobecności może być uregulowany przez przepisy obowiązujące u danego pracodawcy np. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy czy też statut określający prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Jeżeli wewnątrzzakładowe przepisy nie określają sposobu zawiadomienia o nieobecnościach – pracownik dokonuje zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym wówczas za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie terminu usprawiedliwienia nieobecności, może być uzasadnione wyłącznie szczególnymi okolicznościami np. obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innymi zdarzeniami losowymi (§2 ust. 3rozporządzenia).
Jeżeli sposób zawiadomienia o przyczynie nieobecności pracownika określa regulamin pracy lub inne akty obowiązujące w zakładzie pracy, nie mogą być one mniej korzystne niż zasady określone w cytowanym rozporządzeniu.
Rozporządzenie określa również dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Są nimi:
1) zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
W tym miejscu warto wskazać, że zgodnie z przepisami ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2005 r. Nr 31 poz.267 ze zm.) – zaświadczenie lekarskie pracownik jest obowiązany dostarczyć pracodawcy – nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania.
2) decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
3) oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
4) imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
5) oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.