Z uwagi na ogłoszony stan epidemii i nałożone Rozporządzeniem Rady Ministrów ograniczenia m.in. w zakresie przemieszczania się, warto rozważyć stosowanie – tam gdzie to możliwe w postępowaniach sądowych i administracyjnych, jak i w bieżącej pracy – podpisów cyfrowych w miejsce tradycyjnych. Nie wszystkie bowiem postępowania zostały ustawowo zawieszone, a nawet w tych zawieszonych – dopuszczalne i skuteczne jest podejmowanie przez strony czynności procesowych.

Uwaga o terminach

Zgodnie z nowelizacją ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 poz. 568), zawieszeniu uległ bieg terminów przewidzianych przepisami prawa administracyjnego (art. 15zzr) oraz bieg terminów procesowych i sądowych w postępowaniach sądowych, sądowoadministracyjnych, egzekucyjnych, karnych, karnych skarbowych, o wykroczenia, administracyjnych, prowadzonych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, kontrolach celno-skarbowych, o których mowa w ustawie o grach hazardowych oraz innych postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw (o ile nie dotyczy to spraw uznanych za pilne art. 15zzs). Czynności procesowe uczestników tych postępowań wykonane w okresie zawieszenia biegu terminów są jednak skuteczne.

Ile form elektronicznych?

Czym jest „forma elektroniczna”? Czy wszystko co odbywa się za pomocą komputera, smartfonu czy tabletu spełnia wymogi formy elektronicznej?

Dopuszczalne formy składania oświadczeń woli zostały wymienione w kodeksie cywilnym. Są to: forma pisemna, dokumentowa, elektroniczna oraz formy szczególne: pisemna z datą pewną, pisemna z podpisami notarialnie lub urzędowo poświadczonymi, akt notarialny. Zatem katalog „form” jest ściśle określony. Więcej form, które wywołują skutki prawne, poza powyższymi, nie ma.

Sama „forma elektroniczna” oznacza: „złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Wyjaśnijmy zatem dwa pojęcia: postać elektroniczna oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Z postacią elektroniczną mamy do czynienia w sytuacji, gdy oświadczenie zapisywane jest na nośniku elektronicznym (np. komputerze, serwerze) za pomocą odpowiedniego oprogramowania (np. mail, skan pisma). Tak zapisane oświadczenie należy opatrzyć podpisem elektronicznym – i to podpisem kwalifikowanym, aby uzyskać formę prawnie doniosłą – formę elektroniczną. W przeciwnym razie, gdy poprzestaniemy na zwykłym mailu lub przekazaniu niepodpisanego pliku, mamy do czynienia z oświadczeniem w formie dokumentowej. Dokument rozumiany jest bowiem szeroko i technologicznie neutralnie – może być to kartka zapisana tekstem, jednakże nieopatrzona własnoręcznym podpisem, może to być wydruk albo mail w wersji elektronicznej. Jednakże forma dokumentowa, nie wystarczy do skutecznego podejmowania czynności przed sądem czy innym organem prowadzącym postępowanie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to zapisany w formie elektronicznej identyfikator osoby fizycznej. Podpisem elektronicznym podpisywać można dokumenty (pliki) w postaci elektronicznej. Podpis jest kwalifikowany, gdy odpowiada szczególnym wymaganiom określonym w odrębnych przepisach.

W kontakcie z administracją możemy się jednak natknąć na inną formułę kontaktu drogą elektroniczną – ePUAP. ePUAP to elektroniczna platforma usług administracji publicznej – ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która służy do komunikacji między poszczególnymi osobami a szeroko pojętą administracją publiczną. Aby korzystać z ePUAPu, należy założyć sobie konto – profil zaufany. Profil zaufany można założyć poprzez bankowość internetową – o ile dany bank udostępnia tę funkcjonalność lub poprzez potwierdzenie swojej tożsamości w jednostce administracji publicznej – np. w urzędzie. Jeszcze raz podkreślmy, ePUAP jest platformą internetową przeznaczoną do kontaktu z organami administracji publicznej, jednak nie następuje to w formie elektronicznej.

Procedura administracyjna

Kodeks postępowania administracyjnego dopuszcza możliwość doręczania stronom i innym uczestnikom postępowania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej – jeżeli strona lub uczestnik dysponuje podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Stosowanie tej formy doręczeń jest możliwe po spełnieniu jednego z trzech warunków:

  1. strona złoży podanie o wszczęcie postępowania za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej organu (podanie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub złożone przez profil zaufany),
  2. strona wystąpi do organu składając stosowny wniosek na piśmie, ustnie do protokołu, lub w formie dokumentu elektronicznego (który musi jednak być dostarczony do organu na informatycznym nośniku danych) i wskaże adres elektroniczny na który ma następować doręczenie,
  3. strona – w odpowiedzi na wezwanie organu – wyrazi zgodę na doręczenia drogą elektroniczną i wskaże adres elektroniczny na który ma następować doręczenie.

Podkreślić należy, iż zgoda na stosowanie doręczeń w formie elektronicznej w tym trybie jest skuteczna tylko dla potrzeb konkretnego postępowania administracyjnego, w toku którego została wyrażona. Przepisy dopuszczają również aby strona wyraziła zgodę na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w określonych kategoriach spraw załatwianych przez organ – jednak złożenie takiej deklaracji dopuszczalne jest wyłącznie w odpowiedzi na inicjatywę organu.

Zgoda na doręczenia w formie elektronicznej może być przez stronę odwołana w każdym czasie.

Jeżeli wniosek o doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej zostanie skutecznie złożony, cała dalsza komunikacja organu ze stroną odbywać się będzie w ten sposób. W tej formie odbędzie się również doręczenie decyzji kończącej postępowanie – przy czym wskazuje się, że decyzja ta powinna być dokumentem opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym (nie może to być skan papierowego, podpisanego dokumentu). Organ odstępuje wówczas od doręczenia pism w sposób tradycyjny.

Na marginesie wskazać należy, iż zgodnie z orzecznictwem Sądów Administracyjnych doręczenie za pośrednictwem faksu nie jest uznawane za doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu k.p.a.

Przykład komunikacji z UODO

Urząd Ochrony Danych Osobowych zachęca do komunikacji przez skrzynkę podawczą ePUAP – tą drogą można na przykład złożyć skargę czy inne podanie do Prezesa UODO. Sam Urząd przestrzega na stronie internetowej, że kontakt poprzez e-mail, jakkolwiek możliwy, nie spełnia wymagań procedury administracyjnej. Zatem wysłanie skanu skargi mailem nie spowoduje wszczęcia postępowania. Co jest istotne, jeśli kontakt z Urzędem jest realizowany przez ePUAP, urząd wystawia UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru) – nadawca dysponuje zatem dowodem nadania pisma.

Procedura cywilna

Przepisy kodeksu postępowania cywilnego przewidują szereg możliwości działania stron postępowania w formie cyfrowej.

Po pierwsze, możliwe jest skorzystanie z elektronicznego postępowania upominawczego, w toku którego wszelka komunikacja sądu z powodem prowadzona jest za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W pozostałych postępowaniach strona postępowania może dokonać wyboru doręczeń za pośrednictwem  systemu teleinformatycznego, podając adres poczty elektronicznej, na których chce otrzymywać korespondencję. Pamiętać przy tym należy, iż w przypadku doręczeń elektronicznych nie ma zastosowania art. 134 § 1 k.p.c., który zakazuje co do zasady doręczeń w dni ustawowo wolne od pracy oraz w porze nocnej.

Podobnie jak w przypadku procedury administracyjnej, strona może w każdym czasie zrezygnować z doręczenia elektronicznego.

Przepisy k.p.c. dopuszczają również doręczenia elektroniczne pomiędzy zawodowymi pełnomocnikami – jeżeli złożą w tym przedmiocie zgodne oświadczenie w tym przedmiocie.

Niestety, nie wszystkie sądy zdążyły wdrożyć system teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe. Co istotne, jest to odrębny system, którego nie należy mylić z ePUAP.

Procedura karna

Procedura karna również dopuszcza doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jednak w ograniczonym zakresie. Niektóre pisma muszą bezwzględnie być doręczane osobiście lub pocztą – takie jak zawiadomienie o pierwszym terminie rozprawy głównej, niektórych posiedzeń, czy doręczenie wyroku.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na możliwość zapoznania się z aktami postępowania w formie cyfrowej. Jeżeli akta danej sprawy zostały poddane digitalizacji w programie SDA, strony postępowania i ich pełnomocnicy mogą zapoznawać się z aktami zdalnie – po uzyskaniu zgody prokuratora.

Biznes w przestrzeni cyfrowej

W ramach kontaktów handlowych, biznesowych czy po prostu cywilnoprawnych – niezwiązanych z załatwianiem spraw w urzędach, sądach czy innych podmiotach publicznych – strony mają większą elastyczność w uregulowaniu sposobu (a w konsekwencji – także formy) kontaktu i podejmowania wiążących decyzji.

W umowach spisanych przed epidemią dominują postanowienia, zgodnie z którymi wszelkich zmian (czyli aneksowania) należy dokonywać w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że strony umowy same narzuciły sobie ten reżim, co jest jednak skuteczne – dokonywanie ustaleń w innej formie (np. w mailu) może być pozbawione doniosłości prawnej.

W sytuacji, kiedy konieczna jest współpraca głównie w trybie on-line, biznes ma do dyspozycji cały wachlarz narzędzi, które mogą ułatwić funkcjonowanie. Jeśli ktoś dysponował wcześniej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to może z niego swobodnie korzystać także w dobie epidemii – dodać należy, że forma elektroniczna, którą uzyskuje się poprzez opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym jest równoważna formie pisemnej. Można zatem umowę pisemną skutecznie aneksować w formie elektronicznej!

Niestety, kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpłatny. Nie każdy go ma, nie każdego stać teraz na taki wydatek. Co zatem zrobić, aby w miarę bezpiecznie funkcjonować w obrocie on-line? W przypadku dotychczasowych kontrahentów kontakt mailowy i telefoniczny może być wystarczający – w końcu korzystaliśmy już z tych rozwiązań przed kryzysem. Jednakże w przypadku zdobywania nowych klientów, istotne może być potwierdzenie ich tożsamości. Z odsieczą przychodzi nam interesujące narzędzie udostępnione w ramach platformy ePUAP – podpis zaufany. Podpis zaufany to coś podobnego do podpisu elektronicznego. Uzyskujemy go poprzez podpisanie dokumentu profilem zaufanym ePUAP. Możemy to zrobić na oficjalnej stronie. Co istotne, podpis zaufany złożony na dokumencie sprawia, że uzyskuje on taki sam walor, jak gdyby był sporządzony w formie pisemnej. Mamy zatem możliwość skutecznego aneksowania umów zawartych w formie pisemnej bez faktycznego drukowania, własnoręcznego podpisywania i przesyłania dokumentów zwykłą przesyłką pocztową. Profil zaufany ePUAP gwarantuje tożsamość osoby, która się nim posługuje, ponieważ została ona zweryfikowana przez urząd lub bank, a samo jego założenie jest łatwe, bezkosztowe i przede wszystkim możliwe do załatwienia zdalnie.

Ostatni aspekt, o którym warto pamiętać, to uwzględnienie w wewnętrznych procedurach i dokumentach związanych z ochroną danych osobowych (np. rejestrze czynności przetwarzania, ocenie skutków dla ochrony danych – DPIA) procesów realizowanych z użyciem podpisów cyfrowych. Tam, gdzie pojawia się technologia, tam też często występuje kwestia ochrony danych.