Skutkiem ogłoszonego przez Światową Organizację Zdrowia stanu pandemii związanego z zarażeniami koronawirusem COVID-19 jest między innymi istotne spowolnienie czy nawet wstrzymanie działalności wielu branż w gospodarce. Wynika to częściowo z zalecanego – celem ograniczenia transmisji wyjątkowo zaraźliwego wirusa – powstrzymywania się od przebywania w miejscach publicznych czy uczestnictwa w zgromadzeniach ludzi m.in. w galeriach handlowych, świątyniach czy biurach. Wiele osób prowadzących czy posiadających udziały w spółkach zastanawia się więc zapewne co ze zgromadzeniami wspólników – czy można je przeprowadzać w sposób bezpieczny dla poszczególnych członków tych organów? W końcu większość przedsiębiorstw nie zawiesza biznesu, a podejmowanie działań mających na celu zarządzanie trwającym kryzysem wymaga często kolektywnych decyzji wspólników czy członków zarządu. Może się też zdarzyć, że któraś z kluczowych dla spółki osób zostanie objęta kwarantanną z powodu zarażenia lub kontaktu z kimś zarażonym koronawirusem. Stan wyjątkowy wymaga również nieraz podejmowania trudnych do wcześniejszego przewidzenia działań mających na celu ochronę majątku spółki przed znacznym uszczerbkiem.
Spotkania zdalne
Na szczęście Kodeks spółek handlowych w wielu przypadkach przewiduje lub dopuszcza prowadzenie spraw spółek w taki sposób, który pozwala na podejmowanie ważnych z formalnego oraz praktycznego punktu widzenia decyzji bez np. narażania się wzajemnie na przypadkowe zarażenie. W spółkach osobowych – np. jawnej czy komandytowej – uchwały wspólników dotyczące prowadzenia jej spraw nie muszą być podejmowane na bezpośrednich posiedzeniach, ani nawet dokumentowane pisemnie. Dopuszczalna jest forma ustna, więc spotkania wspólników mogą odbywać się nawet zdalnie jako wideo- lub telekonferencje. W przypadku spółek założonych przez Internet w systemie S24 funkcjonuje też katalog uchwał, które można podejmować w tym systemie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego, wśród których Kodeks wymienia m.in. uchwałę o powołaniu prokurenta spółki, który może istotnie usprawnić jej działalność w dobie kryzysu. Przez Internet można również w spółce osobowej założonej w taki sposób podejmować uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego czy nawet – w zakresie ograniczonym możliwościami systemu S24 – o zmianie umowy spółki.
W spółkach kapitałowych – z o.o. czy akcyjnej – zarządy również mogą przeprowadzać swoje posiedzenia i głosować przy pomocy różnorakich środków porozumienia się na odległość, jeżeli odpowiednie procedury opisują statuty spółek lub regulaminy ich pracy. W przypadku zgromadzeń wspólników spółki z o.o. i walnych zgromadzeń spółki akcyjnej przepisy Kodeksu spółek handlowych (art. 2341 oraz 4065) wprost przewidują zaś, że mogą one odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje transmisję obrad, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz wykonywanie prawa głosu. Również w tym przypadku możliwość taką muszą przewidywać jednak umowy lub statuty tych spółek. Jeżeli w Państwa przedsiębiorstwach nie ma jeszcze takiej możliwości warto zastanowić się więc nad przygotowaniem go pod takim kątem na czas kwarantanny czy możliwych przecież innych trudnych do przewidzenia okoliczności, w których przydatne czy nawet niezbędne będzie zdalne, elektroniczne spotkanie wspólników i podjęcie kluczowych dla spółki uchwał. W spółkach z o.o. założonych przez Internet, podobnie jak w przypadku spółek osobowych, część uchwał zgromadzenia wspólników również może być podejmowana online w systemie S24.
Nie można zapomnieć również o przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych możliwości podejmowania przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uchwał w trybie tak zwanej kurendy, czyli w trybie obiegowym. Jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być podjęte, lub na głosowanie danej kwestii w trybie pisemnym, to uchwały w tych sprawach mogą być podejmowane bez odbywania bezpośredniego zgromadzenia wspólników. W takim trybie mogą być podejmowane nawet takie uchwały jak te dotyczące zatwierdzenia sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu, podziału zysku lub straty czy udzielania członkom zarządu absolutorium.
Nagłe przypadki
Umowy spółek określają różne wewnętrzne reguły prowadzenia jej spraw przez wspólników zarządzających czy członków zarządu. Jednak przepisy Kodeksu przewidują również bezwzględnie obowiązujące wyjątki od tych zasad, funkcjonujące w czasie, gdy zaniechanie może wyrządzić spółce osobowej poważną szkodę i potrzebne jest podjęcie zdecydowanych, nagłych działań. Wspólnik, który nie został wyłączony od prowadzenia spraw spółki, może wtedy bez czekania na wydanie przez pozostałych partnerów stosownej uchwały podejmować działania, które mają uchronić spółkę przed ową poważną szkodą, nawet jeżeli przekraczają one zwykły zarząd lub wymagałaby jednomyślnej zgody wszystkich wspólników w „normalnych” okolicznościach. Niecodzienne warunki funkcjonowania przedsiębiorstw w warunkach pandemii i kwarantanny mogą wywoływać wiele sytuacji, w których skorzystanie z tego uprawnienia przez wspólnika spółki jawnej czy komplementariusza spółki komandytowej może być nie tylko dozwolone, ale wręcz wskazane z uwagi na szeroko pojęty interes spółki i jej wspólników.
W spółkach kapitałowych brak jest podobnych uregulowań. W ich przypadku problem najczęściej ma dwa aspekty – zasady reprezentacji spółki w stosunkach zewnętrznych oraz zasady uzyskiwania korporacyjnych zgód np. na zaciąganie w imieniu spółki zobowiązań o określonej wysokości czy rozporządzanie określonymi składnikami jej majątku (nieruchomościami czy zorganizowanymi częściami przedsiębiorstwa). O ile działanie zarządu bez wymaganej statutem czy umową spółki zgody korporacyjnej w sytuacji nagłego zagrożenia dla majątku spółki może zostać następczo potwierdzone przez np. zgromadzenie wspólników (organy mają na to co do zasady 2 miesiące), to zgodnie z poglądami doktryny prawa handlowego i wieloma wyrokami Sądu Najwyższego naruszenie zasad reprezentacji zewnętrznej stanowi ryzyko uznania czynności za bezwzględnie nieważną, bez możliwości jej „uzdrowienia” dodatkowym oświadczeniem złożonym przez nieobecnego wcześniej członka zarządu. Dlatego tak ważne jest przygotowanie spółki na niezwykłe okoliczności, mogące wystąpić przy takich okazjach jak np. pandemia groźnej choroby, i umożliwienie jej działania w nagłych sytuacjach wymagających zdecydowanych, szybkich działań. Takim przygotowaniem może być umocowanie jednego członka zarządu – np. prezesa – do samodzielnego działania w imieniu spółki lub powołanie któregoś z członków zarządu na pełnomocnika w zakresie dotyczącym takich nadzwyczajnych stanów.
Odroczenie spotkań wspólników
Co natomiast ze zgromadzeniami wspólników czy walnymi zgromadzeniami w spółkach kapitałowych? Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych powinny być przygotowane i ogłaszane wspólnikom z odpowiednim wyprzedzeniem, przez co – jeżeli zostały zwołane przed ogłoszeniem stanu wyjątkowego – ich termin może wypaść w okresie, w którym wspólnicy spółki woleliby unikać wystawiania się na ryzyko spotkania z osobą zarażoną koronawirusem.
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością Kodeks wprost dopuszcza odwołanie wcześniej ogłoszonego zgromadzenia wspólników, o ile odwołania dokona organ, który wcześniej zgromadzenie zwołał. Potwierdza to mechanizm wypracowany i funkcjonujący w praktyce, który pozwalał na takie działania nawet mimo braku bezpośredniego ustawowego uregulowania tej kwestii. Na podobnej zasadzie – mimo wciąż brakujących przepisów – zmienianie terminów walnych zgromadzeń działa w przypadku spółek akcyjnych, o ile zachodzą ważne powodu. Można jednak z dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że panująca na całym świecie pandemia groźnego, bardzo zaraźliwego wirusa stanowi ku temu odpowiednią przesłankę.
Podsumowanie
Mimo niewątpliwych trudności funkcjonowania przedsiębiorstwa w gospodarce, w której wprowadza się środki zaradcze przeciwko rozprzestrzenianiu się wirusa, wewnętrzne sprawy spółek handlowych da się prowadzić w sposób, który maksymalnie ogranicza ryzyko dla zdrowia jej wspólników czy piastunów. Kodeks spółek handlowych oferuje też możliwości wprowadzenia do umowy spółki postanowień, dzięki którym będzie ona lepiej przygotowana na inne nieprzewidziane okoliczności, dzięki którym z krytycznych zagrożeń dla płynności i ciągłości jej działania staną się one kolejnym czynnikiem przewidzianym w strukturze organizacyjnym wraz z dedykowanymi narzędziami do jego przezwyciężania.
Na kanwie powyższego tekstu warto wspomnieć, że rząd ogłosił kilka dni temu, iż kończy prace nad nowelizacją Kodeksu spółek handlowych, która umocuje praktykę umożliwiania menedżerom spółek kapitałowych odbywania zdalnych spotkań w ramach organów zarządczych i nadzorczych, co będzie domyślnym rozwiązaniem o ile umowa spółki nie będzie stanowić inaczej. Projekt ma przewidywać m.in. głosowanie za pomocą poczty elektronicznej. Będziemy śledzić i informować Państwa o pracach nad tym projektem kiedy tylko się pojawi – do tego jednak czasu warto przedsięwziąć we własnym zakresie środki dostosowujące Państwa spółkę do panujących realiów poprzez odpowiednie przygotowanie zmian w umowie spółki czy regulaminach pracy jej organów, nie tylko w zakresie odbywania zdalnych spotkań, ale także przygotowania i wdrożenia pod kątem korporacyjnym odpowiednich scenariuszy kryzysowych na wypadek wystąpienia nagłych zdarzeń związanych z pandemią.