Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest państwowym rejestrem, do którego wpisowi podlegają spółki prawa handlowego (osobowe i kapitałowe) oraz inne jednostki organizacyjne, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek wpisu (m. in. fundacje i stowarzyszenia rejestrowe).

Krajowy Rejestr Sądowy składa się z rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru dłużników niewypłacalnych. Obowiązek prowadzenia KRS spoczywa na sądach rejonowych, w których wyodrębnione zostały wydziały gospodarcze (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego).

W KRS ujawnione są wszystkie podstawowe informacje dotyczące danej jednostki organizacyjnej – pełna nazwa, siedziba, organy (ze szczególnym uwzględnieniem sposobu reprezentacji danej jednostki organizacyjnej), oddziały (jeżeli takowe istnieją) czy informacja o złożonych sprawozdaniach finansowych za dany rok obrotowy. Ujmując rzecz w pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że w KRS-ie zawarte są „w pigułce” informacje na temat danej spółki, fundacji czy stowarzyszenia.

Jednym z głównych celów, dla których istnieje KRS, obok zapewnienia realizacji funkcji kontrolnej państwa, jest zagwarantowanie pewności powszechnego obrotu prawnego i gospodarczego. Podmioty działające w obrocie gospodarczym powinny być dobrze poinformowane o tym, z kim zawierają transakcje lub wchodzą w szeroko pojęte stosunki gospodarcze. Osiągnięcie tego celu ustawodawca zabezpieczył poprzez ustanowienie dwóch podstawowych zasad związanych z funkcjonowaniem KRS – zasady jawności KRS oraz rękojmi wiary publicznej wpisów do KRS. Zasada jawności polega na tym, iż każdy, bez wykazywania interesu prawnego, może uzyskać wgląd do danych dotyczących danego podmiotu zawartych w KRS oraz zapoznać się z aktami rejestrowymi danego podmiotu. Rękojmia wiary publicznej wpisów do KRS wynika niejako z zasady jawności. Polega ona na tym, że podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do rejestru nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do rejestru lub uległy wykreśleniu z rejestru. Innymi słowy, nie można ponosić negatywnych konsekwencji niezgodności wpisów w KRS z rzeczywistym stanem rzeczy (co może mieć miejsce w przypadku nieujawnienia w rejestrze przez dany podmiot określonej zmiany, np. zmiany w organach). Zgodnie z ustawą o KRS domniemywa się również, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe.

Ucieleśnieniem zasady jawności KRS jest możliwość uzyskania, na wniosek złożony w odpowiednim wydziale gospodarczym sądu rejonowego, odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS – aktualnego bądź też pełnego. Odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców zawiera podstawowe informacje dotyczące danego podmiotu, uporządkowane w sześciu działach. Odpis pełny, oprócz informacji zawartych w odpisie aktualnym, obejmuje również wszystkie wpisy, z wyszczególnieniem daty oraz przedmiotu wpisu, dotyczące danego podmiotu. Odpisy z KRS powszechnie przyjęły się w obrocie, stanowiąc urzędowe poświadczenie danych w nich zawartych. Odpis z KRS jest m.in. podstawowym dokumentem służącym wykazaniu prawidłowości udzielenia osobie trzeciej pełnomocnictwa przez osobę prawną (np. przez spółkę).  Z uwagi na odpłatny charakter uzyskiwania odpisów (30 albo 60 złotych za odpowiednio aktualny albo pełny odpis) dotychczasowa sytuacja generowała wysokie kosztów dla podmiotów zmuszonych do częstego z niego korzystania.

Wychodząc naprzeciw potrzebom uczestników obrotu gospodarczego, Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło, od 4 marca 2011 roku, za pośrednictwem swojej strony internetowej (www.ms.gov.pl) bezpłatny dostęp do elektronicznej bazy danych odpowiadających odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS. Elektroniczny dostęp do bazy danych zawartych w KRS, stanowi obok elektronicznej księgi wieczystej, znaczne udogodnienie dla przedsiębiorców. Pozwala on na natychmiastowe uzyskanie informacji na temat danej jednostki organizacyjnej podlegającej wpisowi do KRS.

Elektroniczna baza KRS daje możliwość uzyskania informacji z elektronicznego KRS odpowiadającej aktualnemu odpisowi z rejestru przedsiębiorców, przy czym pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w rejestrze. Oznacza to, iż obecnie, w celu uzyskania odpisu aktualnego z KRS dotyczącego danej spółki, nie ma potrzeby składania wniosku w sądzie oraz uiszczania opłaty 30 złotych. Wystarczy bowiem, za pośrednictwem wyszukiwarki elektronicznej KRS, znajdującej się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu), wygenerować szukany podmiot oraz pobrać plik do wydruku. Taki wydruk jest równoważny z odpisem aktualnym z KRS i może być swobodnie wykorzystywany w obrocie prawnym i gospodarczym.

Podkreślenia wymaga fakt, że informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców można uzyskać tylko za pomocą wyszukiwarki umieszczonej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Powyższe zyskuje na znaczeniu w kontekście pojawiających się na rynku podmiotów, które, wykorzystując pozytywne zmiany w elektronicznym KRS, odpłatnie oferują dostęp do jego zasobów. Nie dajmy się zatem zwieść tego rodzaju ofertom i wykorzystujmy możliwości, jakie daje nam elektroniczny KRS, z którego korzystanie jest całkowicie bezpłatne.