15 marca 2018 r. weszła w życie pierwsza grupa przepisów mających na celu m.in. elektronizację składania i sporządzania sprawozdań finansowych i elektronizację postepowań związanych ze wpisami w KRS. Dzięki tym przepisom można m.in. pobierać z portalu eKRS odpisy pełne z rejestru przedsiębiorców, a także przeglądać w Internecie sprawozdania finansowe złożone w tym roku w sądach rejestrowych. Na ich podstawie, wszystkie podmioty wpisane do KRS zostały też zobowiązane do złożenia sprawozdań finansowych w sądzie rejestrowym wyłącznie w formie elektronicznej – do repozytorium dokumentów finansowych lub za pośrednictwem systemu S24 (a nie w formie papierowej, jak dotychczas). Kolejne zmiany – związane m.in. z formą sprawozdań finansowych – weszły w życie 1 października 2018 r. Obowiązek składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego wejdzie z kolei w życie 1 marca 2020 r.
Sprawozdania finansowe do tej pory na papierze
W okresie od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r. sprawozdania finansowe można było sporządzić w formie papierowej, a w sądzie rejestrowym złożyć je w formie skanu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym zaufanym profilem ePUAP.
Po 1 października 2018 r. obowiązkowa forma elektroniczna
Po wejściu w życie drugiej grupy przepisów nowelizujących ustawę o KRS i niektóre inne ustawy, tj. od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe należy sporządzać w postaci elektronicznej i opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym zaufanym profilem ePUAP. Oznacza to, że takim podpisem musi dysponować każdy członek zarządu (lub wspólnik prowadzący sprawy spółki, uprawniony do jej reprezentowania) i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – jako osoby, których podpisu wymaga sprawozdanie.
Obowiązkiem sporządzenia w postaci elektronicznej objęto też m.in. sprawozdania z działalności podmiotów wpisanych do KRS, a także skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych i sprawozdania z działalności takich grup.
Dodatkowe wymogi
W odniesieniu do podmiotów wpisanych do KRS wprowadzono co do zasady wymóg zachowania struktury logicznej sprawozdania finansowego (i skonsolidowanego sprawozdania finansowego) oraz formatu, udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Z kolei w przypadku podmiotów sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR[1] obowiązek sporządzenia sprawozdania w odpowiedniej strukturze logicznej i formie powstanie dopiero, jeżeli taka struktura logiczna i format zostaną udostępnione w BIP. Skonsolidowanych sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR takie wymogi natomiast nie dotyczą.
Uchylenie obowiązku osobnej wysyłki sprawozdania do urzędu skarbowego
Zgodnie z obowiązującymi od 1 października 2018 r. przepisami, po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych (czyli po złożeniu w „sądzie rejestrowym”) sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jednocześnie, uchylono wymóg osobnego przesyłania tych dokumentów przez podatników wpisanych do KRS do urzędów skarbowych. Do tej pory podmioty wpisane do KRS musiały składać wspomniane dokumenty sprawozdawcze równolegle do sądu rejestrowego i urzędów skarbowych (odpowiednio w terminie 15 i 10 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego).
Nieprzestrzeganie nowych przepisów grozi dolegliwościami
Wedle przepisów Ustawy o rachunkowości, ten, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, lub do sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy (w tym zatem ten, kto narusza wymogi co do formy sprawozdania) podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Dodatkowo, sąd rejestrowy może wszczynać wobec reprezentantów spółek postępowania przymuszające do złożenia dokumentów w wymaganej, w toku których może m.in. stosować grzywny, zawiadamiać organy ścigania, a w skrajnym przypadku – orzec o rozwiązaniu spółki. Zarządcy spółek i innych podmiotów wpisanych do KRS powinni zatem zapoznać się z nowymi przepisami i przygotować do ich prawidłowego wykonania.
[1] Tj. zgodnie z definicją ustawową – Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej.