15 marca 2018 r. weszły w życie zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, o których powinien wiedzieć każdy członek organu spółki. Nowe przepisy nakładają na zarządców spółek m.in. dodatkowe obowiązki sprawozdawcze, a w zakresie wykonywania dotychczasowych zadań wprowadzają istotne zmiany, do których należy się dostosować.

Raportowanie o adresach do doręczeń reprezentantów spółki

Zgodnie z nowymi przepisami do akt rejestrowych każdej ze spółek muszą trafić oświadczenia wszystkich reprezentantów (np. członków Zarządu, likwidatorów, prokurentów, wspólników z prawem reprezentacji) o ich adresach do doręczeń. Jeżeli dany adres znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Polsce.

Dodatkowo, każdorazową zmianę adresu do doręczeń trzeba zgłosić sądowi rejestrowemu. Zgłoszenia może dokonać spółka albo dany reprezentant lub pełnomocnik, którego adres ulega zmianie. Jest to istotne o tyle, że do chwili zgłoszenia zmiany adresu, sąd rejestrowy będzie dokonywał doręczeń na dotychczasowy adres zgłoszony do akt.

Oświadczenia w przedmiocie adresów należy złożyć w toczących się już w sądzie rejestrowym sprawach o wpis lub zmianę w KRS danych reprezentantów. Jeżeli dla spółki takie postępowanie się nie toczy, oświadczenia adresowe trzeba złożyć przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż 15 września 2019 r. Oświadczeń nie trzeba natomiast składać, jeżeli informacja o adresie do doręczeń znajduje się już w aktach rejestrowych.

Raportowanie o adresach do doręczeń osób powołujących zarząd

Na analogicznych zasadach spółki z o.o. i akcyjne powinny złożyć w sądach rejestrowych listy z nazwiskami i adresami do doręczeń (nazwami i siedzibami) członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W większości przypadków będzie tu chodziło o radę nadzorczą lub zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie).

Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli wspólnikiem uprawnionym do powołania zarządu jest osoba prawna, w ramach wspomnianej listy należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej (np. członków zarządu wspólnika uprawnionego do powołania zarządu danej spółki).

Listę, o której tu mowa należy złożyć przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż 15 września 2019 r.
Co istotne, adresy reprezentantów spółek i osób uprawnionych do powołania zarządu nie będą ujawnianie we wpisach w KRS. Adresy te będą natomiast dostępne dla wszystkich osób przeglądających akta rejestrowe. Obowiązek zgłoszenia adresów można wykonać z wyprzedzeniem, składając wymagane oświadczenia i listy adresowe do akt rejestrowych.

Postępowania przymuszające

Nowe obowiązki sprawozdawcze w zakresie adresów do doręczeń mają ułatwić sądom rejestrowym prowadzenie postępowań przymuszających.
Obok dotychczasowego:

  • prawa do wezwania reprezentantów spółki do złożenia wniosku o wpis do KRS lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe np. sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy – i to pod rygorem grzywny, która jednorazowo może wynosić do 10.000 zł (grzywnę można ponawiać);

sądy rejestrowe uzyskały nowe uprawnienie – do:

  • wezwania osób obowiązanych do powołania/wyboru członków organu reprezentacji spółki (np. wspólników lub rad nadzorczych) do wykazania, że organ taki został w spółce powołany/wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte (innymi słowy, sąd rejestrowy może żądać uzupełnienia braków w reprezentacji spółki) – w uzasadnionych przypadkach, w razie braków uniemożliwiających działanie spółki; w razie niezastosowania się do takiego wezwania w zakreślonym terminie sąd nałoży na adresatów wezwania grzywnę, którą może wielokrotnie ponawiać.

W skrajnym przypadku konsekwencją m.in. bezskuteczności postępowań przymuszających może być ustanowienie dla spółki kuratora, a nawet jej likwidacja lub rozwiązanie przez sąd rejestrowy bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji, celem nowych przepisów jest m.in. eliminowanie niekorzystnego dla pewności obrotu zjawiska, polegającego na funkcjonowaniu w obrocie podmiotów pozbawionych zarządu – od których nie sposób było egzekwować m.in. obowiązków sprawozdawczych, związanych ze składaniem sprawozdań finansowych i innych obowiązków rejestrowych.

Składanie sprawozdań finansowych przez Internet

Inną istotną zmianą, najszerzej komentowaną, jest wymóg, aby sprawozdanie finansowe i inne dokumenty sprawozdawcze (jak opinia biegłego z badania tego sprawozdania, sprawozdanie z działalności spółki, czy uchwała o podziale zysku) za dany rok obrotowy składać w sądzie rejestrowym wyłącznie przez Internet.
Zasadą ma być dokonywanie nieodpłatnego zgłoszenia dokumentów za pośrednictwem nowego systemu Ministerstwa Sprawiedliwości, do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenie w tym trybie podlega automatycznej weryfikacji i nie będąc czynnością procesową, nie może być dokonane przez pełnomocnika.

Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania (np. członek zarządu), wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej (np. komplementariusz), syndyk albo likwidator. Wobec aktualnego brzmienia przepisów, do dokonania zgłoszenia nie są uprawnieni m.in.:

  • członkowie zarządu spółki nieposiadający numeru PESEL (np. cudzoziemcy);
  • członkowie zarządu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentacji, których numer PESEL nie został ujawniony w KRS (np. nowo powołani członkowie zarządu);
  • prokurenci.

Zarządcy spółek powinni zatem zawczasu zorientować się, czy sprawozdanie finansowe w sądzie zgłoszą bez problemu, czy też powinni przedsięwziąć dodatkowe czynności np. zadbać o ujawnienie ich numeru PESEL w KRS.

W razie negatywnej weryfikacji zgłoszenia albo braku możliwości jego dokonania należy złożyć odpłatny wniosek za pośrednictwem systemu internetowego S-24, załączając odpowiednio podpisane dokumenty sprawozdawcze (opłata wynosi łącznie 140 zł). Wniosek, o którym tu mowa można złożyć przez pełnomocnika.

Uzyskanie profilu ePUAP lub podpisu elektronicznego

Na potrzeby nieodpłatnego zgłoszenia dokumentów sprawozdawczych w sądzie, względnie samodzielnego złożenia wniosku w systemie S-24, uprawniony reprezentant spółki powinien utworzyć konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości i uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny albo aktywny profil zaufany ePUAP. Ze względu na uwarunkowania techniczne systemów Ministerstwa Sprawiedliwości, podpis elektroniczny daje z reguły więcej możliwości w systemie (niektórych nowych dokumentów nie można podpisać z wykorzystaniem ePUAP).

Warto przygotować się z góry

Ostatnie zmiany w ustawie o KRS mogą okazać się problematyczne dla zarządców spółek. Obowiązek załączania do wniosków składanych w sądach rejestrowych nowych danych adresowych może przedłużyć wewnętrzne procedury w spółkach związane z rejestracją w najbliższym czasie innych pilnych zmian w KRS (np. zmian w składzie organów, czy zmiany umowy spółki). Potrzebny będzie dodatkowy czas na zebranie niewymaganych dotąd danych i dokumentów.

Podobnie, zmiana zasad składania sprawozdań finansowych w sądzie rejestrowym wymaga podjęcia wcześniej dodatkowych czynności przygotowawczych, jak uzyskanie profilu ePUAP lub odpowiedniego podpisu elektronicznego, utworzenie konta w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości, a w niektórych przypadkach uzyskanie numeru PESEL lub jego rejestracja w KRS. Czynności te należy przeprowadzić odpowiednio wcześniej – termin na złożenie dokumentów sprawozdawczych w sądzie wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego i z pewnością jest zbyt krótki na realizację wszystkich wspomnianych przygotowań.

Sankcje mogą być dotkliwe

Niezłożenie wraz z najbliższymi wnioskami do KRS wymaganych danych adresowych w sądzie będzie stało na przeszkodzie uwzględnieniu tych wniosków przez sądy rejestrowe. Innymi słowy, tak długo jak dokumenty z adresami do doręczeń nie zostaną złożone – najbliższe planowane przez spółki wpisy w KRS nie zostaną dokonane.

Z kolei niezłożenie w rejestrze sądowym dokumentów sprawozdawczych za dany rok obrotowy jest wedle przepisów Ustawy o rachunkowości przestępstwem zagrożonym grzywną lub karą ograniczenia wolności. Jak też wspominano, sąd rejestrowy może wszczynać wobec zarządców spółek postępowania przymuszające do złożenia dokumentów, w toku których może m.in. stosować grzywny, zawiadamiać organy ścigania, a w skrajnym przypadku – orzec o rozwiązaniu spółki.
Jak najszybsze dostosowanie się przez zarządców spółek do wymogów wynikających z nowych przepisów pozwoli powyższych dotkliwych konsekwencji uniknąć.