Do końca 2009 roku przedsiębiorcy, a w szczególności spółki handlowe, zobowiązani są wprowadzić nową Polską Klasyfikację Działalności, czyli tzw. PKD 2007[1], w miejsce dawnej PKD 2004.
Obowiązek zmiany PKD dotyczy spółek istniejących w dniu 1 stycznia 2008 r., gdyż spółki utworzone po 1 stycznia 2008 r. od początku były zobowiązane do stosowania nowej klasyfikacji.
Choć wydaje się, iż klasyfikacja działalności związana jest głównie z rejestrem REGON, to w spółkach handlowych o wiele ważniejszy jest obowiązek aktualizacji danych spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz obowiązek zmiany umowy spółki.
Można by zapytać – dlaczego trzeba składać wniosek do KRS, skoro spółka nie zmienia swego przedmiotu działalności, a zmienia się jedynie przyporządkowany tej działalności numer klasyfikacji? Otóż obowiązek złożenia wniosku do KRS wynika z przepisów ustawy o KRS, zgodnie z którymi przedmiot działalności spółki powinien być wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS i określony według Polskiej Klasyfikacji Działalności.
Ponadto od 31 marca 2009 roku wnioski do KRS składane są w ramach tzw. „jednego okienka”, tzn. wraz z wnioskiem do rejestru REGON, właściwego urzędu skarbowego oraz ZUS. Niezależnie zatem od obowiązku złożenia wniosku do KRS, należy do niego załączyć odpowiednie wnioski do urzędu skarbowego oraz rejestru REGON, szczególną uwagę zwracając na tzw. działalność przeważającą spółki.
W tym miejscu powstaje pytanie – dlaczego spółka powinna składać ponowny wniosek do rejestru REGON (za pośrednictwem KRS), skoro w 2008 roku urzędy statystyczne aktualizowały PKD na podstawie ankiet przesyłanych przez spółki? Otóż wniosek do rejestru przedsiębiorców KRS, do którego nie załączono wniosku do rejestru REGON, zgodnie z przepisami ustawy o KRS podlega zwrotowi, zatem spółka z ostrożności powinna do wniosku do KRS załączyć wnioski do urzędu statystycznego i urzędu skarbowego. Spółka może oczywiście spróbować nie załączać tych wniosków i wyjaśnić w odrębnym piśmie do KRS, że zmiana została już wcześniej zgłoszona do właściwych urzędów, jednakże interpretacja takiego pisma może być różna w poszczególnych sądach rejestrowych KRS. Na tym przykładzie widać, że ustawodawca nie znalazł spójnego rozwiązania dla wprowadzenia nowej klasyfikacji w poszczególnych rejestrach.
Niestety obowiązki spółki związane ze zmianą PKD nie zawsze zamykają się w powyższym wyliczeniu, często bowiem postanowienia umów/statutów spółek handlowych dotyczące przedmiotu działalności spółki zawierają nie tylko „tekstowy” opis działalności, lecz również przytoczenie odpowiadającemu jej numeru według PKD 2004. W takiej sytuacji wydaje się, że spółka jest zobligowana również do zmiany umowy/statutu spółki, co wiąże się z koniecznością odbycia Zgromadzenia Wspólników/ Walnego Zgromadzenia u notariusza.
Wobec tego można jedynie poradzić, aby spółki połączyły obowiązek wprowadzenia nowego PKD z innymi zmianami, które wymagają zmiany umowy/statutu spółki (np. podwyższenie kapitału zakładowego, zmiana siedziby spółki). Ponadto wniosek do KRS dotyczący zmiany PKD można połączyć ze zgłoszeniem innych zmian dotyczących spółki (np. zmiany w składzie organów spółki).
Wśród ekspertów długo trwała dyskusja na temat sposobu, w jaki zmiana PKD powinna być wprowadzana w odniesieniu do spółek handlowych. Wskazywano, iż zmiana ta powinna zostać przeprowadzona systemowo i dokonana z urzędu przez urzędy statystyczne oraz sądy rejestrowe. Niestety, praktyka nie podążyła za tymi propozycjami i obecnie nie ma wątpliwości, że właśnie na przedsiębiorców przerzucony został zarówno obowiązek, jak i koszty związane z wprowadzeniem nowego systemu PKD.
[1] wprowadzoną Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – Dz. U. Nr 251, poz. 1885, ze zm.