Urlop na żądanie, co godne podkreślenia, przysługuje niezależnie od stażu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy oraz wysokości wymiaru urlopu wypoczynkowego. Pracownik może z niego jednak skorzystać tylko wtedy, gdy przysługuje mu do wykorzystania urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym.

Należy nadto zauważyć, iż stosuje się do niego w pełni przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych, poza kilkoma wyjątkami:

  • pracownik może go wykorzystać najpóźniej do końca roku kalendarzowego (tj. 31 grudnia), nie może go bowiem przenieść na następny rok (art. 168 k.p),
  • urlop na żądanie nie jest objęty planem urlopów  (art. 163 k.p.) ani porozumieniem o którym mowa w art.163 §1¹ k.p.,
  • urlop na żądanie może być, wbrew regulacji zawartej w art. 152 k.p. przerywany. Nie ma bowiem konieczności wykorzystania przez pracownika czterech dni równocześnie, tj. pracownik może sukcesywnie wykorzystywać 1 bądź 2 dni urlopu na żądanie w dowolnej części roku bądź od razu wykorzystać 4 dni przysługującego mu urlopu na żądanie w jednym terminie.

Żądanie udzielenia urlopu wypoczynkowego może być, w związku z brakiem regulacji szczególnej, zgłoszone przez pracownika w dowolnej formie (np. telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej). Pracownik nie musi uzasadniać bądź argumentować woli wykorzystania urlopu na żądanie. Jego żądanie wiąże się zazwyczaj z zaistnieniem sytuacji nadzwyczajnych, których pracownik nie był w stanie zaplanować i z góry przewidzieć. W związku z tym, urlop na żądanie pozwala pracownikowi „zabezpieczyć się” na sytuacje wyjątkowe. By skorzystać z urlopu na żądanie, pracownik winien zgłosić wniosek o udzielenie takiego urlopu „najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy”. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 r. I PK 128/06) Przykładowo, jeżeli pracownik rozpoczyna pracę o godz. 8, powinien najpóźniej o godz. 7.59 zgłosić żądanie udzielenia mu urlopu na żądanie.

Zgodnie z art. 1672 zd. pierwsze k.p. „pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”.
Na podstawie powyższego wydawać by się mogło, że pracodawca ma bezwzględny obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. Nic bardziej mylnego. W jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy stwierdził, iż „obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy”. (wyrok SN z dnia 28 października 2009 r. II PK 123/09) W tym przypadku pracownik winien wstrzymać się z rozpoczęciem urlopu do czasu uzyskania zgody pracodawcy. W przeciwnym wypadku mogą go spotkać dotkliwe konsekwencje. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2008 r. stwierdził bowiem, iż „rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.”. (wyrok SN z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08) Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu, nim pracodawca nie wyrazi na niego zgody.
Należy jednak wskazać, iż w przypadku gdy brak było przesłanek do nie udzielenia pracownikowi urlopu na jego żądanie, pracodawca może w konkretnym przypadku dopuszczać się wykroczenia, stosownie do treści art. 282 § 1 pkt 2 k.p. i na tej podstawie może podlegać karze grzywny w wysokości od 1.000,00 zł do 30.000,00 zł.

Tytułem podsumowania trzeba jednak nadmienić, iż urlop na żądanie jest uprawnieniem pracownika, z którego może ale nie musi on skorzystać. W przypadku jego nie wykorzystania, przysługuje mu urlop wypoczynkowy na ogólnych zasadach.