Urlop okolicznościowy jest pojęciem/nazwą potoczną i wiąże się ze zdarzeniami stricte rodzinnymi bądź osobistymi. Ma na celu umożliwienie pracownikowi uczestniczenie w ważnych dla niego wydarzeniach lub umożliwić załatwienie przez niego formalności urzędowych, które pozostają w związku z tymi wydarzeniami.
W sytuacji ich zaistnienia i woli pracownika skorzystania z takiego urlopu, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu okolicznościowego i zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy.
Zgodnie bowiem z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej rozporządzenie) „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.”
Niemniej jednak by pracodawca był obowiązany do udzielenia takiego urlopu, konieczne jest złożenie przez pracownika stosownego wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego. Następnie niezbędne jest przedstawienie przez niego dokumentu, który potwierdzałby zaistnienie zdarzenia określonego w § 15 rozporządzenia, tj. akt zgonu, akt ślubu bądź akt urodzenia dziecka.
Istotne jest także, by pracownik uprzedził pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§ 2 pkt 1 rozporządzenia). Przykładem może być ślub, który prawie zawsze planuje się z wyprzedzeniem. W sytuacji natomiast, gdy przyczyny nieobecności nie można było przewidzieć, np. w przypadku śmierci osoby bliskiej, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. ( §2 pkt 2 rozporządzenia). Takie zawiadomienie może mieć formę listowną, telefoniczną bądź za pośrednictwem innego środka łączności. Może być również dokonane przez inną osobę, chyba że przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy określają inny sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika.
Trzeba jednak zauważyć, iż w przypadku chęci skorzystania z takiego urlopu, pracownik nie musi z niego skorzystać w dniu zaistnienia określonej okoliczności. Wykorzystanie bowiem urlopu okolicznościowego może mieć miejsce również później, kilka dni po zdarzeniu. Musi jednakże pozostawać w związku czasowym z wydarzeniem, które daje podstawę do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Jako przykład można wskazać udanie się przez ojca do Urzędu Stanu Cywilnego kilka dni po urodzeniu się dziecka.
Na marginesie warto nadmienić, iż pracownik nie ma obowiązku skorzystania z urlopu okolicznościowego. Decyzja czy skorzystać z urlopu czy jednak nie, należy do niego. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której pracownik nie wyraża woli ani chęci skorzystania z niniejszego urlopu. W takiej sytuacji, w przypadku nie wykorzystania urlopu okolicznościowego, w razie zaistnienia okoliczności do jego przyznania, nie przysługuje mu jednak ekwiwalent z tego tytułu.
Z kolei w przypadku skorzystania przez pracownika z urlopu okolicznościowego, za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 15 rozporządzenia, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które wyliczane jest na podobnych zasadach jak wynagrodzenie z tytułu urlopu wypoczynkowego.