Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony nie oznacza absolutnego związania się stosunkiem pracy. W momencie, gdy pracodawca traci do pracownika zaufanie ma prawo się z nim rozstać.

Jak jednak sformułować uzasadnienie wypowiedzenia umowy, aby uniknąć przegranej w sądzie pracy? Podanie bowiem samej przyczyny „utrata zaufania” nie wystarczy. Nie wystarczy też samo subiektywne odczucie pracodawcy.

Przepisy kodeksu pracy wymagają od pracodawcy, aby w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę lub oświadczeniu o rozwiązaniu tej umowy bez wypowiedzenia wskazał przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy (art. 30 § 4 kodeksu pracy). Jednocześnie nie wskazują, choćby przykładowo przyczyn uzasadniających takie rozwiązanie. Każdorazowo zatem, pracodawca musi ocenić zachowanie pracownika i podać przyczynę swojej decyzji.  Nie wskazanie przyczyny, lub określenie jej zbyt ogólnikowo może doprowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pracownika.

W orzecznictwie sądowym przyjęto zasadę, że przyczyna rozwiązania stosunku pracy musi być rzeczywista i konkretna. Wymóg konkretności oznacza, że nie wystarczy ogólnikowy zwrot, że pracodawca nie jest zadowolony z efektów pracy pracownika lub utracił do niego zaufanie, jeśli uzasadnienie takie nie jest połączone z wykazaniem konkretnych okoliczności, które taki ogólny wniosek uzasadniają. Z drugiej strony przyjmuje się, że przyczyna wypowiedzenia nie musi mieć szczególnej wagi, ponieważ wypowiedzenie umowy jest zwykłym sposobem rozwiązania stosunku pracy (wyrok SN z 4 grudnia 1997 r., I PKN 419/97).

Czy jest zatem uzasadnione wypowiedzenie stosunku pracy, gdy pracodawca utracił zaufanie do pracownika. Powołanie się w uzasadnieniu rozwiązania umowy o pracę na taką przyczynę, może być ryzykowne dla pracodawcy, wówczas gdy wskaże się ogólnikowo, że przyczyną rozwiązania umowy jest utrata zaufania do pracownika. Nie oznacza to jednak, iż pracodawca który utracił zaufanie do pracownika musi nadal go zatrudniać. Trzeba też zauważyć, iż inaczej przyczyna ta będzie oceniana w stosunku do tzw. „szeregowego pracownika” a inaczej w stosunku do kadry kierowniczej, do której pracodawca musi mieć szczególne zaufanie.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższy podanie przyczyny jako „utrata zaufania do pracownika” jest zbyt ogólne i niekonkretne. Aby argumentację taką obronić przed sądem, musi ona mieć oparcie w faktach, a więc wynikać z przesłanek natury obiektywnej i racjonalnej, a nie być tylko rezultatem arbitralnych lub subiektywnych uprzedzeń pracodawcy do pracownika (tak SN w wyroku z dnia 25 listopada 1997 r., I PKN 385/97).

Dokładne wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę ma umożliwić pracownikowi obronę przed sądem. Sposób podania przyczyny powinien być na tyle jednoznaczny, konkretny i szczegółowy, by pracownik dokładnie wiedział, jakie fakty doprowadziły pracodawcę do takiej decyzji. Dla pracodawcy ma to zaś takie znaczenie, że przed sądem nie może uzupełniać wskazanej przyczyny lub powoływać innych zarzutów, niż te które wskazał w uzasadnieniu o rozwiązaniu umowy o pracę.

Wskazanie utraty zaufania jako przyczyny rozwiązania umowy o pracę obroni się przed sądem wówczas, gdy po pierwsze pracownik będzie dokładnie wiedział jakie to konkretnie okoliczności spowodowały utratę zaufania, a po drugie okoliczności te znajdą odzwierciedlenie w rzeczywistości.

W sytuacji utraty zaufania do pracownika warto pomyśleć zatem o wcześniejszym zasygnalizowaniu pracownikowi zarzutów np. udzielenie upomnienia, czy nagany. Będzie to miało znaczenie w ewentualnym sporze sądowym, gdzie to pracodawca będzie musiał się bronić wykazując, że jego decyzja nie była arbitralna.

Surowsze wymogi znajdują zastosowanie w odniesieniu do pracowników szczebla kierowniczego, gdzie przy ocenie okoliczności należy brać pod uwagę zakres odpowiedzialności  i wyższe wymagania co do ich stanowiska. Utrata zaufania do pracownika na stanowisku kierowniczym uzasadnia wypowiedzenie mu umowy o pracę również wtedy, gdy nie można pracownikowi przypisać winy, jednakże obiektywne jego zaufanie ma cechy naruszenia obowiązków pracowniczych w zakresie dbałości o dobro lub mienie pracodawcy (wyrok SN z dnia 10 sierpnia 2000 r., I PKN 1/00, OSNP Nr 5/2002, poz. 112).

Z analizy orzecznictwa sadowego można dla przykładu podać kilka sytuacji odnośnie przyczyny „utraty zaufania do pracownika”, które zdaniem Sądu Najwyższego uzasadniały wypowiedzenie umowy o pracę:

  • nieprawidłowe rozliczenie przez pracownika powierzonego mu mienia (wyrok SN z dnia 23 stycznia 2001 r., I PKN 212/00);
  • brak porozumienia kierownika z jego przełożonym, wyrażający się dezaprobatą pracownika dla zmian organizacyjnych i przejawiający się w sposobie wykonywania obowiązków pracowniczych (wyrok SN z dnia 12 lipca 2001 r., I PKN 539/00);
  • uzasadnione okolicznościami sprawy podejrzenie, że pracownik dokonuje w sposób ciągły zaboru mienia (w tym przypadku sąd uznał, iż nie jest konieczny wyrok sądu karnego potwierdzający fakt popełnienia przestępstwa przez pracownika, wyrok SN z dnia 27 listopada 1997 r., I PKN 387/97);
  • odmowa podpisania przez pracownika tzw. lojalki uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym (wyrok SN z dnia 5 marca 2007 r., I PKN 228/06).