Spółka osobowa to popularna forma prawna, z której korzysta wiele firm. Jednak z czasem może pojawiać się potrzeba zmiany formy prowadzonej działalności gospodarczej po stronie spółki lub jej wspólników. Należy jednak pamiętać o spełnieniu wymogów formalnych, ponieważ pominięcie lub wadliwa realizacja któregokolwiek z wymaganych etapów skutkować może odmową rejestracji przekształcenia przez sąd rejestrowy, a nawet ryzykiem rozwiązania zarejestrowanej już spółki przekształconej przez sąd rejestrowy.

Wymagane etapy przekształcenia spółki osobowej w spółkę z o.o.

Przekształcenie spółki osobowej w spółkę z o.o., wymaga podjęcia przez spółkę szeregu czynności. Wśród nich wymagane są:

  1. sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
  2. zawiadomienie wspólników;
  3. powzięcie uchwały o przekształceniu spółki;
  4. powołanie członków organów spółki przekształconej albo określenie wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
  5. zawarcie umowy albo podpisanie statutu spółki przekształconej,
  6. złożenie oświadczeń o uczestnictwie w spółce;
  7. dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej;
  8. ogłoszenie o dokonanym przekształceniu.

Powyższy katalog nie jest katalogiem zamkniętym. Określa minimum czynności, jakie muszą zostać podjęte, aby przekształcenie zostało dokonane. Niemniej jednak istnieje możliwość, że wspólnicy będą zmuszeni wykonać więcej czynności niż tylko te, które zostały wymienione powyżej.

Warto również podkreślić, że pierwszy punkt dotyczący obowiązku sporządzenia planu nie znajdzie zastosowania wobec spółki jawnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki. Pomimo tego, przekształcana spółka jawna będzie zobowiązana przygotować:

  1. projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki,
  2. projekt umowy spółki przekształconej,
  3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej,
  4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Spółka będzie musiała także poddać wycenę aktywów i pasywów spółki badaniu biegłego rewidenta.

Plan przekształcenia spółki osobowej

Plan przekształcenia sporządzają wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Powinien on zawierać co najmniej:

  1. ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia,
  2. określenie wartości udziałów wspólników zgodnie ze sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Do planu przekształcenia należy załączyć stosowne dokumenty a mianowicie:

  1. projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki,
  2. projekt umowy spółki przekształconej,
  3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej,
  4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Sporządzony plan przekształcenia należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie jego poprawności i rzetelności. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przekształcanej, na wniosek spółki.

Zawiadomienie wspólników

Kolejną czynnością, którą musi podjąć spółka w toku przekształcania, jest zawiadomienie wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki, którego dokonuje się dwa razy. Należy jednak pamiętać, że pierwsze zawiadomienie musi nastąpić nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały, a drugie – w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od pierwszego. Zawiadomienia dokonuje się w sposób dla niego przewidziany.

Zawiadomienie skierowane do wspólników powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia oraz opinii biegłego rewidenta, a także wskazywać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników, a także opinią biegłego. Do zawiadomienia należy załączyć projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy spółki albo statutu spółki przekształconej.

Ponadto, przed samym powzięciem uchwały należy ustnie przedstawić wspólnikom istotne elementy treści planu przekształcenia i opinii biegłego rewidenta. Nie ma przy tym znaczenia, kto te informacje przedstawi. Wymóg ten nie będzie miał zastosowania w przypadku przekształcenia spółki jawnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki.

Uchwała o przekształceniu

Kolejnym krokiem na drodze do przekształcenia spółki jest podjęcie przez jej wspólników uchwały o przekształceniu, która powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza. Uchwała ta powinna określać co najmniej:

  1. typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona,
  2. wysokość kapitału zakładowego spółki przekształconej,
  3. wysokość kwoty przeznaczonej na wypłaty dla wspólników nieuczestniczących w spółce przekształconej, która nie może przekraczać 10% wartości bilansowej majątku spółki,
  4. zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane,
  5. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej,
  6. zgodę na brzmienie umowy spółki przekształconej.

Za przekształceniem spółki osobowej w kapitałową wypowiedzieć się muszą wszyscy wspólnicy. W przypadku spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej wystarczy, że wraz ze wszystkimi komplementariuszami za przekształceniem wypowiedzą się komandytariusze bądź akcjonariusze reprezentujący co najmniej dwie trzecie sumy komandytowej bądź kapitału zakładowego, chyba że umowa albo statut przewiduje warunki surowsze.

Powołanie członków zarządu spółki przekształconej

Z przepisów wynika, że elementem uchwały przekształceniowej jest podanie danych personalnych (imion i nazwisk) członków zarządu, a nie ich powołanie do zarządu spółki. Tym samym powołanie członków organów powinno nastąpić w odrębnej uchwale lub w odrębnym miejscu uchwały przekształceniowej. Można zatem zaznaczyć, że poza wskazaniem danych członków zarządu spółki przekształconej dokonuje się przede wszystkim ich powołania do pełnienia tych funkcji. W doktrynie wskazuje się bowiem wprost, że podjęcie uchwały przekształceniowej, w której wskazane są dane personalne członków zarządu spółki przekształconej, nie może być utożsamiane z powołaniem tych osób.

Zawarcie umowy spółki przekształconej

Kolejnym etapem przekształcenia jest zawarcie umowy spółki przekształconej rozumiane jako zgodne oświadczenia woli wspólników spółki o zawarciu umowy spółki przekształconej. Należy je jednak odróżnić od wyrażenia zgody na jej brzmienie, stanowiącej element uchwały o przekształceniu. Niezawarcie umowy spółki przekształconej ma zasadniczo ten skutek, że sąd rejestrowy odmówi rejestracji przekształcenia.
Większym problemem może okazać się jednak sytuacja, w której sąd rejestrowy nie zauważy powyższego braku i zarejestruje spółkę. W ciągu pięciu lat od wpisu do rejestru sąd rejestrowy może bowiem orzec o rozwiązaniu takiej spółki na wniosek osoby mającej interes prawny albo z urzędu, po przeprowadzeniu rozprawy. Powyższe nie wpływa jednak na ważność czynności dokonanych przez spółkę.

Oświadczenia o uczestnictwie w spółce

Oświadczenia o uczestnictwie w spółce muszą być złożone na piśmie, pod rygorem nieważności. Najczęściej są one składane przed notariuszem protokołującym uchwałę o przekształceniu, jako kolejna część aktu notarialnego. Jeśli wspólnicy nie złożą w dniu podjęcia uchwały o przekształceniu stosownych oświadczeń, spółka wezwie ich do ich złożenia w terminie miesiąca od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu spółki. Brak oświadczenia wspólnika w wyznaczonym terminie jest jednoznaczny z rezygnacją wspólnika z uczestniczenia w spółce przekształconej.

Wniosek o wpis przekształcenia do KRS

Po podjęciu uchwały o przekształceniu i złożeniu przez wspólników oświadczeń o uczestnictwie w spółce przekształconej, wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej wnoszą do sądu rejestrowego o wpis przekształcenia do rejestru. Z chwilą wpisu spółki przekształconej do rejestru (zwaną dniem przekształcenia), przekształcana spółka osobowa staje się spółką z o.o.

Ogłoszenie o przekształceniu

Ostatnią czynnością związaną z przekształceniem spółki komandytowej, jest ogłoszenie o dokonanym przekształceniu. Jest ono publikowane w MSiG, na wniosek zarządu spółki przekształconej.