Przekształcenie stanowi etapową procedurę umożliwiającą „transformację” spółki (zmianę formy prawnej spółki) przy zachowaniu jej dotychczasowych praw i obowiązków. Uszczegóławiając, przekształcenie ma realizować tzw. zasadę kontynuacji, zgodnie z którą spółka przekształcona nie nabywa praw i obowiązków spółki przekształcanej, ale pozostaje z mocy prawa tym samym podmiotem wspomnianych praw i obowiązków, z tym, że działającym w nowej formie prawnej. W praktyce oznacza to m.in. brak obowiązku zawierania nowych umów z kontrahentami (umowy zawarte przez przekształcaną spółkę pozostają w mocy bez potrzeby aneksowania), czy też wnioskowania o nowe koncesje lub zezwolenia na prowadzenie działalności. Nie zmieniają się też NIP i REGON spółki (jak będzie o tym mowa, zmienia się natomiast numer KRS). Pełna realizacja zasady kontynuacji wymaga wcześniejszego zbadania przekształcanej spółki i poznania indywidualnych uwarunkowań prowadzonej przez nią działalności.

W jakim celu przekształca się spółki?

Bezpośrednim skutkiem przekształcenia jest zmiana formy prawnej spółki. W aktualnym stanie prawnym zasadniczo każda spółka prawa handlowego (a także spółka cywilna), tj. spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna, może być przekształcona w inną – dowolną – spółkę handlową (spółkę przekształconą).

Efektem transformacji, o której tu mowa – poza zmianą formy prawnej spółki – może być m.in.:

  • ograniczenie odpowiedzialności wspólników za realizowane przedsięwzięcie;
  • zmiana modelu zarządzania przedsiębiorstwem;
  • usprawnienie działalności przedsiębiorstwa;
  • osiągnięcie określonych korzyści finansowych;
  • osiągnięcie przy okazji restrukturyzacji spółki korzystnych rozwiązań w związku ze zmianą dotychczasowych zasad opodatkowania.

Przekształcenie sp. z o.o. w spółkę komandytową, mogą uzasadniać w szczególności korzystne zasady odpowiedzialności wspólników (przy odpowiednim ustrukturyzowaniu spółki), mniejszy stopień sformalizowania (w tym m.in. swoboda wypłaty zaliczek na poczet zysku w trakcie roku obrotowego, możliwość zakończenia działalności spółki bez przeprowadzenia likwidacji) lub jednokrotne opodatkowanie. Należy jednak pamiętać, że wybór docelowej formy prawnej przekształcanej spółki powinien uwzględniać specyfikę i potrzeby danego biznesu. Innymi słowy, przekształcenie trzeba zaplanować „z głową”, aby móc osiągnąć zamierzony w danym przypadku cel.

Plan przekształcenia

Procedura przekształcenia spółki z o.o. w spółkę komandytową, uregulowana w Kodeksie spółek handlowych (k.s.h.), jest kilkuetapowa. W pierwszej kolejności zarząd spółki z o.o. powinien sporządzić – w zwykłej formie pisemnej – plan przekształcenia. Z planu przekształcenia powinno wynikać przede wszystkim, jaka jest wartość bilansowa majątku przekształcanej spółki i jaka jest wartość udziałów poszczególnych wspólników. Załącznikami do planu przekształcenia są m.in. projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy spółki przekształconej (spółki komandytowej) i sprawozdanie finansowe, z którego powinny wynikać wyżej wymienione wartości. Plan przekształcenia należy poddać badaniu biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy.

Zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia

Plan przekształcenia należy przedłożyć wspólnikom spółki z o.o. Dodatkowo, przepisy wymagają zawiadomienia wspólników przekształcanej spółki – w trybie wymaganym dla zwołania zgromadzenia wspólników i w ustawowych terminach – o zamiarze przekształcenia. Zawiadomienie, o którym tu mowa, powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia i opinii biegłego rewidenta z badania tego planu. Zawiadomienie w praktyce obejmuje też zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o., na którym ma zostać podjęta uchwała o przekształceniu.

Niezależnie od powyższego, wspólnicy mają prawo przeglądać w lokalu spółki plan przekształcenia z załącznikami i żądać wydania im bezpłatnie odpisów tych dokumentów.

Podjęcie uchwały o przekształceniu

Kolejnym etapem jest podjęcie – w ustalonym zgodnie z przepisami terminie – uchwały o przekształceniu spółki w spółkę komandytową. Uchwałę podejmuje zgromadzenie wspólników spółki z o.o. Uchwała powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza. Za przekształceniem muszą się wypowiedzieć wspólnicy reprezentujący co najmniej dwie trzecie kapitału zakładowego (chyba że umowa spółki przewiduje surowsze warunki). Dodatkowo, uchwała wymaga zgody osób, które w spółce przekształconej mają być komplementariuszami.

W uchwale należy wskazać m.in. typ spółki, w jaką zostanie przekształcona spółka z o.o., sumy komandytowe komandytariuszy, nazwiska lub nazwy komplementariuszy. Uchwała powinna też obejmować zgodę na brzmienie umowy spółki komandytowej.

Zawarcie umowy spółki komandytowej

Zważywszy, że nie wszyscy wspólnicy spółki z o.o. mogą być zainteresowani uczestnictwem w spółce komandytowej, zarząd spółki z o.o. powinien wezwać wspólników do  wypowiedzenia się w tym przedmiocie w terminie miesiąca od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu spółki. Wspólnicy zamierzający uczestniczyć w spółce przekształconej – spółce komandytowej – powinni we wspomnianym terminie złożyć na piśmie oświadczenia o uczestnictwie w spółce przekształconej. Pozostali wspólnicy mogą natomiast żądać od spółki wypłaty dla wspólników nieuczestniczących w przekształceniu w kwocie ustalonej zgodnie z uchwałą o przekształceniu.

Jak się w większości przyjmuje, wspólnicy uczestniczący w przekształceniu powinni – niezależnie od podjętej uchwały o przekształceniu – zawrzeć w formie aktu notarialnego umowę spółki komandytowej (art. 556 pkt 4 k.s.h.). W spółkach, w których wszyscy wspólnicy chcą być wspólnikami spółki przekształconej, podjęcie uchwały o przekształceniu, złożenie oświadczeń o uczestnictwie w spółce przekształconej i zawarcie umowy spółki przekształconej (tu: spółki komandytowej), odbywa się z reguły tego samego dnia.

Wpis przekształcenia do rejestru

Przekształcenie spółki wymaga rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS. Od strony praktycznej zgłoszenie polega na złożeniu wniosku o wpis spółki przekształconej (tu: spółki komandytowej) do rejestru, wraz z informacją, że spółka ta „powstała” w wyniku przekształcenia. W konsekwencji, po wnioskowanym wpisie, spółka dysponuje nowym numerem KRS. Jednocześnie sąd rejestrowy z urzędu wykreśla z KRS spółkę przekształconą.

Skutki przekształcenia, o których była mowa powyżej, w tym w szczególności zmiana formy prawnej, powstają w chwili wpisu do KRS spółki przekształconej (dzień przekształcenia). Innymi słowy, spółka przekształcana (tu: spółka z o.o.) staje się spółką przekształconą (tu: spółką komandytową) z chwilą spółki przekształconej do KRS – art. 552 k.s.h. Ze względów rachunkowych z reguły pożądane jest, by dzień przekształcenia przypadał na pierwszy dzień miesiąca. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe (spółki przekształcanej) zamyka się na dzień poprzedzający dzień przekształcenia, a otwiera (w spółce działającej już w formie spółki komandytowej) – w dniu przekształcenia.

Zgodnie z art. 570 k.s.h. w zw. z art. 5 § 3 k.s.h. wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształconej (czyli zasadniczo komplementariusze) powinni zawnioskować o ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym („MSiG”). Na gruncie powołanych przepisów nie jest jasne, czy opisany w nich obowiązek ogłoszenia w MSiG „konsumuje” wymagane odrębnymi przepisami ogłoszenie w MSiG wpisu spółki przekształconej w KRS. Wydaje się, że są to dwa osobne ogłoszenia.

Inne czynności wymagane w procedurze przekształcenia

Jak wspomniano, niezależnie od procedury uregulowanej w k.s.h., w procesie przekształcenia może być wymagane lub celowe podjęcie innych jeszcze czynności. Niekiedy takich dodatkowych działań wymagają koncesje lub zezwolenia udzielone przekształcanej spółce (tu: spółce z o.o.), lub tzw. klauzule change of control w umowach z bankami i instytucjami finansującymi. Ich niedokonanie może spowodować, że zakres praw przysługujących spółce po przekształceniu będzie węższy aniżeli przed przekształceniem np. spółka straci koncesję lub zostanie jej wypowiedziana umowa o dofinansowanie. Chodzi tu z reguły o dokonanie z pewnym wyprzedzeniem zawiadomień o zamiarze przekształcenia, a nawet uzyskanie zgody drugiej strony (np. banku lub instytucji finansującej) na zmianę formy prawnej. Odpowiednie postanowienia w tym przedmiocie (wymogi notyfikacyjne) mogą też zawierać umowy spółek, których stroną jest przekształcana spółka. Niezachowanie tych wymogów może mieć swoje konsekwencje dla uprawnień korporacyjnych przekształconego wspólnika (np. skutkować umorzeniem jego udziałów w danej spółce).

Niezależnie od powyższego, także po przekształceniu wskazane może się okazać zaktualizowanie danych w określonych rejestrach, jak np. księgi wieczyste lub rejestr zastawów. W miejsce uprawnionego – przekształconej spółki z o.o., trzeba zgłosić dane tej spółki po przekształceniu w spółkę komandytową, w tym w szczególności nową nazwę i nowy numer KRS. Celowe jest też powiadomienie kontrahentów o zmianie danych do rozliczeń. Dodatkowo, jeżeli przekształcana spółka była wspólnikiem innej spółki, w szczególności osobowej, wskazane jest zaktualizowanie jej danych w umowie lub statucie takiej spółki. Dla przykładu, zgodnie z art. 130 pkt 7 k.s.h. statut spółki komandytowo-akcyjnej powinien zawierać m.in. nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) komplementariuszy oraz ich siedziby, adresy albo adresy do doręczeń. Jeżeli nazwa komplementariusza zmienia się w procesie przekształcenia, warto ją zaktualizować. Podobnie sytuacja miałaby się z innymi zmianami organizacyjnymi po stronie wspólnika np. po jego połączeniu z inną spółką.

Przekształcenie na miarę potrzeb spółki

Przekształcenie to wieloetapowy proces, który wymaga czasu (przeciętnie kilku miesięcy) i nakładów finansowych. Żeby tego czasu i środków nie poświęcać na marne, trzeba z góry zakreślić cele strategiczne przekształcenia i zaplanować procedurę tak, aby przedmiotowe cele zostały na pewno osiągnięte. W niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem może się okazać założenie nowej spółki i „przeniesienie” do niej całego lub części przedsiębiorstwa tej spółki, która miała podlegać przekształceniu. To przeniesienie może z kolei nastąpić  w różnych wariantach, w tym m.in. w ramach aportu, nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części na podstawie umowy, w procedurze połączenia lub podziału spółek. Możliwości prawnych jest wiele – kluczowa jest identyfikacja potrzeb danego przedsiębiorstwa i wybór takiego modelu reorganizacji, który te potrzeby pomoże spełnić.