Przełom 2019 i 2020 roku oznacza dla spółek pojawienie się kilku nowych, ważnych obowiązków. Zmiany w większości dotyczą lub dotyczyć będą spółek akcyjnych oraz komandytowo – akcyjnych. Część nowych obowiązków ustawodawca wprowadza niejako „tylnymi drzwiami” – zmieniając znacząco zakres podmiotowy dotychczasowych definicji w ustawach innych niż najczęściej weryfikowany w spółkach KSH i pozostawiając obowiązki związane z instytucjami, które wcześniej były definiowane o wiele bardziej wąsko. Rok 2020 r. to także wdrożenie informatyzacji rejestru przedsiębiorców KRS oraz nałożenie na spółki obowiązków związanych z przygotowaniem do obowiązkowej dematerializacji akcji. Dematerializacja akcji to nic innego jak przeniesienie ich do postaci wyłącznie cyfrowej – dzień 1 stycznia 2020 r. będzie więc początkiem końca papierowych dokumentów akcji, zarówno imiennych, jak i na okaziciela. 

Wnioski do KRS wyłącznie drogą elektroniczną – szybkość i jawność

Od 1 marca 2020 r. nie złożymy już papierowego wniosku o Krajowego Rejestru Sądowego, niezależnie od tego, czy sprawa będzie dotyczyć wspólników spółki jawnej czy kapitału zakładowego spółki z ograniczona odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej. Tego dnia bowiem w życie wchodzą zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym m.in. przepis wskazujący, że wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System ten ma m.in. nie dopuszczać do złożenia wniosku obciążonego brakami, które w formie papierowej skutkowały wydłużeniem procesu rejestracji spółki czy przeprowadzenia zmiany jej funkcjonowania. Postać elektroniczna będzie zarezerwowana również dla sprawozdań finansowych spółek składanych do KRS. 

System będzie wymagał posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego ePUAP. Dzięki nowelizacji możliwe będzie również funkcjonowanie powszechnie dostępnego serwisu, na którym bezpłatnie zostaną udostępnione akta rejestrowe przedsiębiorcy, dostępne obecnie wyłącznie do przeglądania „na miejscu” w czytelni sądu, który zarejestrował daną spółkę. 

Zmiana definicji oferty publicznej – więcej dokumentów i memorandów informacyjnych

Dotychczas emisja papierów wartościowych – w tym akcji – o wartości między 100.000,00 a 1.000.000,00 euro lub między 1.000.000,00 a 2.500.000,00 euro wymagała sporządzania odpowiednich dokumentów informacyjnych. Jednak obowiązek ich przygotowania dotyczył tylko ofert publicznych, kiedy emitent kierował ofertę nabycia akcji do co najmniej 150 adresatów, przez co zarządy wielu spółek podwyższających kapitał o sumy oscylujące wokół kwot stu tysięcy czy jednego miliona euro nie musiały de facto zaprzątać sobie tym głowy. 

Jednak dnia 30 listopada 2019 r. w życie weszły zmiany w ustawie o ofercie publicznej, które znacząco rozszerzyły krąg podmiotów, które podlegają pod kluczową dla tej ustawy definicję „oferty publicznej”. Obecnie, uwzględniając wytyczne KNF z dnia 29 listopada 2019 r., ofertą publiczną jest emisja papierów wartościowych, których propozycja nabycia skierowana zostanie w dowolnej formie i za pomocą dowolnych środków komunikacji do więcej niż jednego podmiotu. Tak jak przed nowelizacją, emitent zobowiązany jest przygotować dokument lub memorandum informacyjne przy emisjach, w wyniku których spodziewa się otrzymać środki o wartość wynoszącej od 100.000,00 do 2.500.000,00 euro. Prowadzi to do wniosku, że od dnia 30 listopada 2019 r. podniesienie kapitału zakładowego spółki akcyjnej o pół miliona złotych wiąże się z koniecznością przygotowania dodatkowego dokumentu informacyjnego, który musi otrzymać każdy potencjalny akcjonariusz, zawierającego m.in. informacje o planowanym sposobie wykorzystania środków uzyskanych z emisji. Jeżeli wartość emisji będzie wynosić ok. 4.300.000,00 złotych – konieczne będzie przygotowanie szerzej zakrojonego memorandum informacyjnego. A to wszystko pod rygorem odpowiedzialności karnej, sięgającej 10.000.000,00 złotych grzywny lub 2 lat pozbawienia wolności i grożącej osobom dokonującym oferty publicznej bez udostępnienia adresatom oferty odpowiedniego dokumentu lub memorandum. 

W związku z powyższą zmianą definicji oferty publicznej od 1 stycznia 2020 r. dla wielu spółek pojawi się również nowy obowiązek dotyczący ewidencji akcji będących przedmiotem oferty publicznej, którą prowadzić ma KNF. Każda emisja papierów wartościowych w postaci akcji w ramach takiej oferty będzie wymagała zgłoszenia do Komisji Nadzoru Finansowego. Ewidencja będzie jawna i dostępna na stronie internetowej Komisji. Zawierać będzie informacje o akcjach oraz trybie przeprowadzenia oferty ich nabycia. Wpisu do ewidencji będzie dokonywał emitent akcji w terminie 14 dni od dokonania ich przydziału lub ich wydania. 

Ochrona sygnalistów i przygotowania do dematerializacji

Również od dnia 30 listopada 2019 r. każdy emitent – czyli spółka akcyjna emitująca lub planująca emitować papiery wartościowe w postaci akcji – powinna posiadać procedury whistleblowingu – anonimowego zgłaszania przez pracowników (tzw. sygnalistów) naruszeń prawa oraz obowiązujących u emitenta procedur i standardów etycznych. Procedury te, zgodnie z unijnymi standardami i przepisami, powinny określać metody ochrony pracowników przed odwetem, dyskryminacją i innymi przejawami niesprawiedliwego traktowania ze strony zatrudniającego lub osób trzecich, jak również chronić tożsamość i dane osobowe osoby zgłaszającej nadużycie. 

Od 1 stycznia 2020 r. spółki akcyjne i komandytowo – akcyjne zobowiązane będą prowadzić własne strony internetowe oraz zamieszczać na nich ogłoszenia, których komunikowania akcjonariuszom wymagają przepisy lub statuty. Od tego dnia bieg rozpocznie również termin na pięciokrotne wezwanie przez spółki swoich akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w siedzibie danego podmiotu. Informacja o wezwaniu powinna być następnie udostępniana na stronie internetowej przez trzy lata od dnia pierwszego wezwania. Wezwania powinny być dokonywane co miesiąc (ale nie częściej niż co dwa tygodnie), a pierwsze wezwanie powinno zostać dokonane najpóźniej 30 czerwca 2020 r. 

Przed dokonaniem pierwszego wezwania spółka, która nie jest spółką giełdową, powinna jednak zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z podmiotem uprawnionym do prowadzenia rachunków papierów wartościowych. Wyboru takiego podmiotu dokonuje walne zgromadzenie wspólników spółki. Jeżeli zgromadzenie to zdecydowało lub zdecyduje o rejestracji akcji w depozycie papierów wartościowych, spółka powinna zawrzeć umowę o rejestrację akcji w takim depozycie. 

Uwaga: niewykonanie powyższych obowiązków będzie oznaczać dla osób reprezentujących spółki narażenie się na odpowiedzialność w postaci grzywny, która może sięgnąć nawet 20.000,00 złotych. 

Od początku roku 2020 po złożeniu dokumentów akcji na okaziciela w spółce, do wykonywania i przenoszenia praw z takich akcji stosowane będą przepisy dotyczące akcji imiennych. Znaczy to, że np. rozporządzenie tymi akcjami statut będzie mógł uzależniać od uzyskania zgody spółki, uczestnictwo w walnym zgromadzeniu wspólników w oparciu o te akcje będzie wymagało wpisu do księgi akcyjnej, a do przeniesienia własności tych akcji będzie wystarczało samo zawarcie umowy i poinformowanie o tym spółki dysponującej dokumentami akcyjnymi, bez konieczności fizycznego wydania tych dokumentów w ręce nabywcy, jak to ma miejsce dotychczas w przypadku akcji na okaziciela. 

Podsumowanie

Zmiany w ustawach dotyczących spółek – jak widać nie tylko Kodeksie spółek handlowych – wymagają od osób kierujących takimi podmiotami uważności i czujności, szczególnie biorąc pod uwagę dotkliwe sankcje karne za ich zignorowanie. Objęcie ofertą publiczną wielu spółek, które dotychczas nie musiały przejmować się przygotowywaniem memorandum informacyjnego, prowadzenie przez KNF ewidencji akcji, dematerializacja akcji czy obowiązkowe procedury ochrony sygnalistów dla emitentów akcji wiążą się dla spółek akcyjnych z dodatkowym wymiarem pracy do wykonania przy przygotowywaniu dokumentacji oraz zgłoszeń.  Jednocześnie zakładana od 1 marca 2020 r. cyfryzacja i unowocześnienie składania wniosków oraz przeglądania rejestru przedsiębiorców KRS ułatwi zapewne obrót gospodarczy i załatwianie spraw korporacyjnych w sądach rejestrowych, co z pewnością odczuje każda spółka handlowa w Polsce.