Wielu przedsiębiorców korzysta w ramach swojej działalności z kart paliwowych (flotowych), które pozwalają na bezgotówkowy zakup paliwa na stacjach benzynowych. Karty flotowe, które wydają firmy prowadzące stacje paliw oddawane do używania klientom lub kontrahentom mogą być formą sprzedaży paliwa. Taka działalność wymaga w Polsce uzyskania koncesji, a jej brak może się wiązać z dotkliwymi konsekwencjami.
Na rynku działa wielu przedsiębiorców, którzy nie są świadomi, że wykonują działalność w zakresie obrotu paliwami ciekłymi. Korzystanie z kart paliwowych, w szczególności niezwiązanych bezpośrednio z generowaniem przychodu dla firmy, kojarzy się im raczej z pośrednictwem finansowym niż działalnością paliwową. Nic bardziej błędnego. Transakcje związane z zakupem i sprzedażą paliwa mogą być prowadzone nie tylko na stacji paliw lub przy wykorzystaniu środków transportu do ich przewozu. Z punktu widzenia prawa energetycznego także działalność, która odbywa się bez wykorzystania infrastruktury może stanowić obrót paliwami ciekłymi, jeżeli jest wykonywana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i choćby pośrednio wiąże się z generowaniem przychodu przez przedsiębiorcę udostępniającego karty paliwowe.
Prowadzenie działalności, która kwalifikuje się jako obrót paliwami ciekłymi bez posiadania koncesji podlega odpowiedzialności karnej. W razie wykrycia takiej aktywności na podstawie art. 57g prawa energetycznego może zostać wymierzona grzywna do 5.000.000 zł albo kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 5 lat. Dlatego szczególnie istotne jest weryfikowanie zapisów umów dotyczących udostępniania kart paliwowych oraz zasad prowadzenia w ich ramach rozliczeń, żeby mieć pewność, że prowadzona działalność nie wymaga koncesji na obrót paliwami ciekłymi. Uzyskanie koncesji wymaga złożenia wniosku do Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Podmioty, które posiadają koncesje, mają szereg obowiązków sprawozdawczych, związanych z nie tylko z prowadzoną działalnością ale również ze zmianami strukturalnymi dotyczącymi firmy. Muszą też co roku wnosić opłatę koncesyjną.
Jak określić kiedy potrzebna jest koncesja?
Najprostszym sposobem jest zweryfikowanie, czy w związku z udostępnianiem innym osobom kart paliwowych są wystawiane faktury. W ujęciu księgowym może to być proste przeniesienie kosztu nabycia paliwa na kontrahenta, czyli tzw. refaktura kosztów. Takie rozliczenie często odbywa się przez potrącenie wzajemnych należności z kontrahentem, bez dodatkowych przelewów i bez widocznego zysku. Zysk może jednak powstawać również pośrednio. Sytuacja taka ma najczęściej miejsce przy współpracy z przewoźnikami, którym udostępnia się karty paliwowe w związku z realizacją umów na świadczenie usług przewozowych. Korzyścią może być w tym przypadku niższa cena usługi transportowej. Na gruncie prawa energetycznego nawet jedna karta paliwowa, choćby była rozliczana w formie refaktury, może więc wymagać koncesji analogicznie jak sprzedaż paliwa na stacji benzynowej.