W polskim parlamencie trwają intensywne prace nad zmianami mającymi dostosować prawne otoczenie biznesu i gospodarki do trwającego kryzysu związanego z epidemią Covid-19 i osłonić je – na tyle, na ile to możliwe – przed jego skutkami. Elementem pakietu są zmiany dotyczące zarządzania spółkami handlowymi, zarówno w zakresie wewnętrznych stosunków korporacyjnych, jak i zewnętrznych obowiązków wobec sądów czy organów administracji. Z założenia mają ułatwić kierowanie biznesem w warunkach zalecanego unikania bezpośrednich kontaktów i odroczyć terminy ważnych obowiązków sprawozdawczych, dzięki czemu spółki zyskają trochę oddechu i będą mogły skierować swoje wysiłki na powstrzymywanie negatywnych efektów gwałtownego, nieprzewidzianego spowolnienia gospodarczego.
Przesunięcie terminów sprawozdań
Ustawa antywirusowa ma zostać poszerzona między innymi o przepis umożliwiający Ministrowi Finansów określać inne – domyślnie późniejsze niż standardowo – terminy na sporządzenie informacji oraz sprawozdań, ich rozpatrzenie i zatwierdzenie czy przekazanie do właściwego organu. Sprawozdanie finansowe składane na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych przez podmioty prowadzące tzw. „pełną księgowość” będzie mogło być przekazane do Krajowej Administracji Skarbowej do dnia 31 lipca 2020 r., a terminy wiążące np. spółki z o.o. czy akcyjne, wynikające z ustawy o rachunkowości, w tym – na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego, ulegną przedłużeniu o trzy miesiące lub dwa miesiące w przypadku podmiotów podlegających pod nadzór Komisji Nadzoru Finansowego (dla sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zakończenia inwentaryzacji składników aktywów przedsiębiorstwa przedłużenie terminów określono w dniach, wydłużając je odpowiednio o 90 dni i 60 dni dla podmiotów nadzorowanych przez KNF). Wydłużenia terminów księgowych i sprawozdawczych mają obejmować również m.in. podmioty podlegające pod ustawę o finansach publicznych oraz o nadzorze nad rynkiem finansowym.
O trzy miesiące wydłużony zostanie również termin na złożenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych informacji o beneficjentach rzeczywistych danej spółki, w oparciu o przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Zdalne posiedzenia organów spółek
W ramach ustawy antywirusowej rząd zaproponował pakiet zmian w Kodeksie spółek handlowych, które mają umożliwić (czy też rozwiać dotychczasowe wątpliwości doktryny dotyczące takiej możliwości) odbywanie posiedzeń i podejmowanie uchwał organów spółek kapitałowych – zarządów oraz rad nadzorczych – za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dopuszczenie podejmowania uchwał zdalnie lub w trybie pisemnym (obiegowym) ma być domyślną zasadą w spółkach, którą ewentualnie będzie można wyłączyć jednoznacznym postanowieniem umowy spółki. Dzięki temu z możliwości „zdalnego zarządzania” czy nadzorowania będą mogły skorzystać te spółki z o.o. czy akcyjne, których umowy czy statuty obecnie w tym temacie milczą. Możliwość ta dozna pewnego ograniczenia przy radach nadzorczych, których uchwały podjęte w takich trybach będą ważne tylko jeżeli wszyscy członkowie rady będą na piśmie powiadomieni o treści projektu danej uchwały, a w jej podejmowaniu weźmie co najmniej połowa członków organu. Jednoznacznie dopuszczalne będzie również oddawanie głosu na posiedzeniu zarządu i rady nadzorczej na piśmie za pośrednictwem innego członka danego organu, o ile umowa spółki nie będzie stanowić inaczej. W przypadku rady nadzorczej głosowanie nie będzie mogło jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do agendy na posiedzeniu. Oczywiście istotnym zagadnieniem pozostanie zarejestrowanie uchwały organu podjętej przy pomocy Internetu, aby nadawała się ona do przedstawienia w sądzie rejestrowym w przypadku konieczności zgłoszenia dokonanej czynności korporacyjnej.
Domyślnie dopuszczalne mają być również zdalne posiedzenia zgromadzeń wspólników spółek z o.o. i walnych zgromadzeń spółek akcyjnych, co obecnie wymaga uwzględnienia takiej możliwości w umowie spółki. Po nowelizacji umowa spółki będzie mogła wyłączać taką możliwość, natomiast w braku takiej regulacji zdalne zgromadzenie będzie mogło podejmować skuteczne uchwały. Należy pamiętać, że nie likwiduje to innych wymogów ważności np. dotyczących konieczności zaprotokołowania uchwał zmieniających umowę spółki w akcie przygotowanym przez notariusza, który może jednak również po prostu uczestniczyć w danej tele- czy wideokonferencji. Szczegółowe zasady przeprowadzania takich posiedzeń ma określać regulamin, ustalany przez radę nadzorczą spółki, lub jej wspólników jeżeli w spółce nie funkcjonuje taki organ. Regulamin nie będzie mógł określać wymogów i ograniczeń, które nie będą niezbędne do identyfikacji wspólników podczas zdalnego spotkania i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W spółkach z o.o. przyjęcie regulaminu będzie mogło nastąpić uchwałą wspólników bez zwoływania zgromadzenia, o ile zyska on poparcie bezwzględnej większości wspólników wyrażone na piśmie. Od 3 września 2020 r. w spółkach akcyjnych natomiast po wykonaniu głosu za pomocą środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz będzie musiał niezwłocznie otrzymać od spółki elektroniczne potwierdzenie oddania głosu. Będzie mógł również, w terminie trzech miesięcy od walnego zgromadzenia, domagać się otrzymania potwierdzenia, że głos został prawidłowo zarejestrowany i policzony.
Na oddzielną uwagę zasługuje fakt, że w nowelizacji nie ma przepisów modyfikujących obowiązki spółek akcyjnych dotyczących dematerializacji akcji, o których pisaliśmy wcześniej w Radarze Prawnym.
Kryzysowe zmiany w prawie spółek – podsumowanie
Dla członków organów spółek kapitałowych dysponujących środkami publicznymi i działającymi w reżimie prawa zamówień publicznych istotną zmianą będzie wyłączenie ich odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółek, którymi kierują, w przypadku nie dochodzenia należności od kontrahentów wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umów dotyczących zamówienia publicznego (lub w przypadku dokonania modyfikacji takiej umowy), jeżeli przyczyną są okoliczności związane z pandemią koronawirusa. Dzięki temu piastuni tych podmiotów nie będą mieli związanych rąk przy podejmowaniu odpowiedzialnych decyzji o znaczeniu nie tylko dla kierowanych przez nich przedsiębiorstw, ale szerzej rozumianych obszarów gospodarki i życia społecznego, dzięki czemu mniejszym firmom wykonującym zamówienia publiczne może być łatwiej przetrwać ten trudny czas.
Całość proponowanych dla spółek zmian należy ocenić pozytywnie – wydłużone terminy sprawozdawcze czy możliwość działania organów oraz wspólników spółek mimo kwarantanny to istotne udogodnienia organizacyjne, które pozwolą spółkom skupić się na rozwiązywaniu problemów operacyjnych, zamiast martwić się o wymogi organizacyjne. Możliwość zdalnego podejmowania uchwał zarządu czy rady nadzorczej znajdzie z pewnością również zastosowanie po zakończeniu tego trudnego czasu, stanowiąc pozytywny wkład w ład korporacyjny wielu podmiotów.