Idea wykorzystania środków komunikacji elektronicznej dla organizacji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej zrodziła na przestrzeni lat wiele wątpliwości, zwłaszcza w związku z łączącymi się z tego typu organizacją niebezpieczeństwami. Ostatecznie przewagę zdobyło jednak stanowisko przychylne takim rozwiązaniom.

Uzupełnienie tradycyjnej formy udziału w walnym zgromadzeniu o komunikację elektroniczną oznacza wszakże większą reprezentatywność tego organu będącą konsekwencją ewidentnego ułatwienia akcjonariuszom wykonywania ich uprawnień. Kolejnym atutem tego systemu jest zapewnienie lepszego nadzoru właścicielskiego. Jednakże prawdopodobnie największymi zaletami elektronicznej komunikacji są możliwość znacznego przyspieszenia organizacji walnego zgromadzenia i wymiernego obniżenia kosztów związanych z szeroko pojętym uczestnictwem w tym organie. W obliczu wymienionych wyżej korzyści udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków elektronicznej komunikacji, warto sprawdzić jak owo zagadnienie kształtuje się na gruncie polskiego prawa spółek.

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że kodeks spółek handlowych dopuszcza możliwość odbywania walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zarówno w spółkach publicznych, jak i niepublicznych. Z art. 4065 § 1 k.s.h. wynika, iż warunkiem dopuszczalności takiego udziału w walnym zgromadzeniu jest zamieszczenie stosownego postanowienia w statucie spółki. Zapis statutu może wprawdzie ograniczać się do lapidarnego stwierdzenia, że dopuszczalny jest udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wskazane jest jednakże wyraźne określenie w statucie m.in. katalogu uprawnień, które akcjonariusze mogą wykonywać za pomocą środków komunikacji elektronicznej.Natomiast dla sprecyzowania kwestii bardziej szczegółowych, regulujących np. techniczne aspekty związane z posługiwaniem się komunikacją elektroniczną, wystarczająca jest już ranga uchwały lub regulaminu walnego zgromadzenia.

W przypadku, gdy statut dopuszcza udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie takim wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Ewentualna zatem konieczność posiadania przez akcjonariusza np. specjalnych środków elektronicznych, niezbędnych według postanowień statutu do uczestnictwa w takim walnym zgromadzeniu, powinna być uzasadniona powyższymi względami.

Przepis art. 4065 § 1 k.s.h. zawiera jedynie przykładowe wyliczenie technicznych możliwości wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, zaliczając do nich: transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia. Oznacza to, że kodeks spółek handlowych przewiduje otwarty katalog form udziału w walnym zgromadzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej, dając tym samym akcjonariuszom szeroki zakres regulacyjnej swobody. Statut może zatem przewidywać wykorzystanie jednej lub kilku zaproponowanych przez ustawodawcę form elektronicznego udziału w zgromadzeniu albo dopuścić inne, nieprzewidziane w k.s.h., zakładające np. przesyłanie głosów akcjonariuszy za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS albo udział w dyskusji w formie czatu.

Warto w tym miejscu pokrótce przybliżyć poszczególne metody uczestnictwa w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wymienione przykładowo w art. 4065 § 1 k.s.h.

Transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym polega na przekazywaniu na bieżąco obrazu i dźwięku rejestrowanego w miejscu obrad za pomocą dowolnie wybranej techniki transmisji danych. W praktyce wykorzystywany jest z reguły przekaz danych za pośrednictwem Internetu. Sama formuła tej metody udziału w walnym zgromadzeniu może mieć zróżnicowany charakter i zakładać np. audiowizualny przekaz obrad walnego zgromadzenia śledzony na ekranie komputerów osobistych akcjonariuszy, bądź na specjalnych telebimach dostępnych w określonych miejscach transmisji, albo też przewidywać w pełni multimedialny charakter tychże obrad, połączony przykładowo z równoczesnym dostępem do treści dokumentów przedkładanych walnemu zgromadzeniu, zapisanych w odpowiednim formacie elektronicznym.

Dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym tym się różni od poprzedniej metody elektronicznego uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, że oprócz transmisji „na żywo” obrazu i dźwięku z miejsca obrad walnego zgromadzenia, przewiduje nadto analogiczny transfer danych od akcjonariuszy do miejsca obrad.Chodzi więc tutaj o możliwość uczestnictwa w tzw. telekonferencji. Ta forma elektronicznej komunikacji pozwala akcjonariuszom, którzy z różnych przyczyn nie mogą być fizycznie obecni na posiedzeniu walnego zgromadzenia, aktywnie uczestniczyć w obradach tego organu. Akcjonariusze tacy mogą wówczas wykonywać większość uprawnień składających się na prawo uczestniczenia w zgromadzeniu, a w szczególności zabierać głos w dyskusji oraz składać wnioski formalne i projekty uchwał, na takich samych zasadach, jak akcjonariusze fizycznie obecni w miejscu obrad.

Trzecia proponowana metoda, opisana jako wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bywa potocznie określana nazwą głosowania elektronicznego lub e-votingu. W praktyce forma ta polega zazwyczaj na wręczeniu uczestnikom zgromadzenia tzw. klucza, na którym zakodowano liczbę głosów przypadających na akcjonariusza. Następnie uczestnikom zgromadzenia rozdaje się czytniki. Przyłożenie po zarządzeniu głosowania klucza do czytnika, który drogą radiową przekazuje odpowiedni impuls do centralnego rejestratora, jest aktem głosowania. Inna technika polega na rozdysponowaniu wśród uczestników kart magnetycznych z odpowiednio zakodowaną liczbą głosów. Uczestnicy następnie podchodzą do połączonych z rejestrującym głosy komputerem czytników i przeciągają kartą przez odpowiedni czytnik za lub przeciw. Możliwa jest poza tym formuła zakładająca zdalne oddawanie głosów przez akcjonariusza z dowolnej lokalizacji poprzez Internet (tzw. direct on-line voting). Statut, w myśl przepisu art. 4065 § 1 pkt 3 k.s.h., może przewidywać przy tym elektroniczne oddawanie głosów przed terminem walnego zgromadzenia, w jego toku, jak i obydwie te formy głosowania jednocześnie.

Trzeba jednak podkreślić, że walne zgromadzenie zorganizowane przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi tylko dodatkowy czy też uzupełniający sposób uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przeprowadzanym na zasadach ogólnych i nie może go w całości zastąpić. Wniosek taki wypływa przede wszystkim z art. 403 k.s.h. Walne zgromadzenie musi się zatem odbyć w siedzibie spółki, ewentualnie, przy spółce publicznej, w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej giełdę, bądź w miejscu określonym w statucie. Mając to na uwadze należy wykluczyć dopuszczalność odbywania tzw. wirtualnych zgromadzeń, tj. toczących się wyłącznie w przestrzeni wirtualnej, w jednym, ustalonym wcześniej czasie. Ustawowe wymagania co do wskazania miejsca odbycia walnego zgromadzenia, w którym powinien przebywać notariusz, zarząd, rada nadzorcza i protokołujący, pozostają tym samym nadal aktualne. Wskazać ponadto należy, iż w przypadku wykorzystania przez spółkę publiczną metody udziału w walnym zgromadzeniu polegającej na transmisji obrad w czasie rzeczywistym, powinna ona wykonywać wszelkie obowiązki informacyjne określone w przepisach o ofercie publicznej.