Przy zawiązywaniu nowej spółki jak i przy okazji wprowadzania zmian do umowy spółki już istniejącej warto rozważnie podejść do kwestii ustalenia czasu, na jaki powoływany jest zarząd (artykuł w większości można odnieść także do rady nadzorczej). Przyjęcie nieprzemyślanych rozwiązań może bowiem prowadzić do sytuacji, w których spółka nie będzie posiadała organu uprawnionego do jej reprezentowania, a to w konsekwencji może sparaliżować lub w znacznym zakresie ograniczyć jej funkcjonowanie i skutkować nieważnością czynności prawnych (w tym umów) podjętych przy wadliwej reprezentacji.

Rozróżnienie pojęć

Na początku warto wyjaśnić czym różnią się od siebie pojęcia „kadencja” oraz „mandat”. Jako „kadencję” należy rozumieć oznaczony czas wskazany w umowie spółki, na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu, przy czym umowa spółki może nie zawierać w ogóle postanowień odnośnie kadencji lub wskazywać wprost, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony (zarząd bezkadencyjny).

„Mandat” natomiast oznacza umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu, a inaczej ujmując czas, w którym faktycznie osoba pełni funkcję członka zarządu (ma uprawnienia członka zarządu). W związku z tym dana osoba może pełnić funkcję członka zarządu tak długo, jak długo aktualny będzie jej mandat. Kadencja będzie z kolei wpływać na okres ważności tego mandatu, przy czym w praktyce problemy rodzi okoliczność, iż najczęściej długość kadencji i okres sprawowania mandatu nie pokrywają się. Co do zasady można wyróżnić dwie sytuacje – pierwszą, w której mandat wygasa przed upływem kadencji (np. odwołanie członka zarządu przed upływem kadencji), oraz drugą, w której mandat wygasa po upływie kadencji. O statusie bycia członkiem zarządu zawsze decyduje wyłącznie posiadanie mandatu – możliwe nawet jeżeli upłynęła już kadencja członka zarządu.

Prezentując pojęcie kadencji należy zwrócić uwagę na możliwość ukształtowania jej w umowie spółki jako kadencji indywidualnej lub kadencji wspólnej. Jeżeli wspólnicy nie wprowadzą do umowy spółki odmiennych postanowień, zastosowanie znajdzie wariant kadencji indywidualnej, a więc takiej, której bieg jest odnoszony odrębnie do osoby danego członka zarządu. W przypadku ustalenia w umowie spółki kadencji wspólnej (która ma jeden bieg), mandat członka zarządu powołanego w trakcie trwania danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu.

Oprócz tego, niezależnie od treści umowy spółki jak i czasu kadencji, mandat członka zarządu wygasa zawsze wskutek jego śmierci, odwołania, rezygnacji z funkcji w zarządzie, utraty pełnej zdolności do czynności prawnej lub skazania za przestępstwa określone w art. 18 § 2 ksh.

Rozwiązania kodeksowe

Umowa spółki może, lecz nie musi określać kadencji i okresu sprawowania mandatu członka zarządu. Jeśli wspólnicy w umowie nie ustanowią szczególnych zasad (np. odnośnie zarządu bezkadencyjnego, wyłączając zastosowanie przepisów ksh. dotyczących wygaśnięcia mandatu z powodu upływu kadencji), obowiązują przepisy kodeksu spółek handlowych. W takim przypadku stosowane są następujące modele:

  1. powołanie członka zarządu na okres do jednego roku – wówczas, w braku odmiennych ustaleń w umowie spółki, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu;
  2. powołanie członka zarządu na kadencję dłuższą niż jeden rok – wówczas, jeżeli wspólnicy nie przyjęli odmiennych ustaleń, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu,
  3. brak oznaczenia kadencji w umowie spółki (czyli tzw. milczenie umowy spółki – które jest czymś innym niż ustanowienie zarządu bezkadencyjnego) – wówczas zastosowanie ma reguła określona opisana w pkt a) powyżej, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,

Zaprezentowane wyżej rozwiązanie kodeksowe zakłada więc, wbrew intuicyjnemu rozumieniu skutków powołania członka zarządu na określony czas, iż z upływem kadencji nie jest połączone wygaśnięcie mandatu do sprawowania funkcji. Regulacja ta przysparza szeregu wątpliwości.

Najczęstsza sytuacja w praktyce obrotu, którą szerzej omówimy na poniższym przykładzie, to powołanie członka zarządu w trakcie roku obrotowego na okres kadencji dłuższej niż rok. Z jednej strony argumentuje się, że tego niepełnego okresu (pierwszego niepełnego roku sprawowania funkcji członka zarządu) nie wlicza się do kadencji, gdyż należy uwzględniać jedynie pełne lata obrotowe pełnienia funkcji członka zarządu. Taka interpretacja prowadziłaby do efektywnego przedłużania kadencji, w wielu przypadkach o niemal cały rok. Z drugiej strony okres kadencji jest liczony od dnia powołania, przy czym zgodnie z brzmieniem przepisów ksh. wyłącznie ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu musi być pełny. Pogląd drugi uważamy za prawidłowy, wydaje się on również dominujący w doktrynie prawa handlowego. Gdyby więc przykładowo przyjąć, że członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję w dniu 10 stycznia 2012 roku, to jego kadencja upływa w dniu 10 stycznia 2015 r., a wygaśnięcie jego mandatu nastąpi z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2014, który jest ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu, a więc najpóźniej wraz z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników z końcem czerwca 2015 roku. Prowadzi to do sytuacji, w której kadencja członka zarządu ustaje przed wygaśnięciem mandatu, a kadencja zostaje w całości wyczerpana. Komplikując bardziej sytuację przyjmijmy, że członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję w dniu 7 lipca 2012 roku. W takiej sytuacji jego kadencja upływa w dniu 7 lipca 2015 r., jednakże zgodnie z dosłownym brzmieniem przepisu jego mandat powinien wygasać również z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2014, co skutkowałoby efektywnym skróceniem kadencji członka zarządu, co mogłoby być interpretowane jako naruszenie „gwarantowanego” w umowie spółki okresu kadencji. Jak widać taka sytuacja może powodować liczne wątpliwości interpretacyjne, w związku z tym każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie.

Podobne wątpliwości budzi sytuacja, w której umowa spółki milczy na temat kadencji, a mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania po raz pierwszy członka zarządu 10 stycznia 2010 r. należy naszym zdaniem przyjąć, że jego mandat wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2011 r., który jest pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania po raz kolejny członka zarządu, rok, w którym zostaje on po raz kolejny powołany jest już pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, co w konsekwencji prowadziłoby naszym zdaniem do konieczności powoływania takiego członka zarządu w każdym kolejnym roku.

Oprócz tego istnieją wątpliwości także w kwestii czy mandat wygasa z chwilą podjęcia uchwały odnośnie zatwierdzenia sprawozdania finansowego czy na koniec dnia, w którym podjęto tę uchwałę. Bardziej słuszne wydaje się przyjęcie stanowiska, że mandaty członków organów wygasają już z chwilą podjęcia uchwały. Z tym momentem bowiem, w drodze aprobaty dla podejmowanych przez członków zarządu działań, lub jej braku, zakończone zostaje ich funkcjonowanie w spółce.

Odejście od rozwiązań kodeksowych

Umowa spółki może zawierać odmienne niż kodeks spółek handlowych regulacje usuwające wątpliwości co do sposobu liczenia kadencji np.: stanowić, że mandat członka zarządu wygasa określonego dnia. Możliwe jest również ustalenie, iż mandat kończy się w dacie zaistnienia pewnego zdarzenia. W przypadku osób zasiadających w zarządzie z uwagi na realizację ściśle określonego zadania może to być na przykład data zrealizowania danej inwestycji. Można też ustalić, iż mandat członka zarządu wygasa z chwilą osiągnięcia przez niego określonego wieku albo że posiada on mandat jedynie do czasu, kiedy jako członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem albo wspólnikiem posiadającym określony pakiet udziałów spółki. W każdym przypadku konieczne jest jednak monitorowanie zakończenia mandatu i zapewnienie właściwej reprezentacji spółki poprzez uzupełnienie składu zarządu w odpowiednim czasie.

Praktykowanym rozwiązaniem jest m.in. wskazywanie w umowie spółki, iż członkowie zarządu powoływani są na czas nieokreślony. Istnieją ważne argumenty za tym, że postanowienie takie ustanawia tzw. zarząd bezkadencyjny, co wyłącza samo przez się regulację wygaśnięcia mandatu z powodu upływu kadencji zawartą w kodeksie spółek handlowych, niemniej jednak dalsze wątpliwości interpretacyjne pozostają. W naszej ocenie wskazane jest zatem zawarcie w umowie spółki postanowień wyraźnie wyłączających zastosowanie przepisów ustawowych dotyczących wygaśnięcia mandatu z powodu upływu kadencji. Rozwiązanie takie pozwala uniknąć konieczności uciążliwego sprawdzania, na którym zgromadzeniu dojdzie do wygaśnięcia mandatu oraz podejmowania kolejnych uchwał o powołaniu „z daleko idącej ostrożności”. Poza tym w znacznym stopniu ogranicza ono ryzyko działania w imieniu spółki przez osobę nieposiadającą mandatu, a która – na skutek np.: przeoczenia – nie została ponownie powołana do zarządu albo zastąpiona inną osobą.

Pomimo ustalenia w umowie spółki, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieograniczony, nie ulegają wyłączeniu mechanizmy ich kontroli. W szczególności aktualne pozostają coroczna uchwała w sprawie absolutorium oraz prawo odwołania członka zarządu uchwałą wspólników w każdym czasie.

Skutki wadliwej reprezentacji

Niefortunne sformułowania umowy spółki lub też zaniedbanie powołania nowych członków zarządu w stosownym czasie może prowadzić do sytuacji, w której spółka będzie pozbawiona właściwie umocowanego organu do prowadzenia jej spraw i reprezentacji. W przypadku takim jest ona co do zasady sparaliżowana – nie posiada zarządu, który mógłby prowadzić jej sprawy i w jej imieniu zawierać umowy, występować w postępowaniach sądowych, uczestniczyć w przetargach itp. Niekiedy poważną trudnością może być nawet odbycie zgromadzenia wspólników, które powołałoby nowy zarząd, ze względu na brak uprawnionego podmiotu do jego zwołania i zaproszenia wspólników. Jeżeli z kolei dojdzie do sytuacji, w których zarząd będzie działał w imieniu spółki bez odpowiedniego umocowania, czynności takie będą wadliwe i nieskuteczne. W doktrynie dominuje stanowisko, iż czynności takie są bezwzględnie nieważne, a więc nie mogłyby zostać „uzdrowione” w drodze potwierdzenia ich przez spółkę.

Skutki niewłaściwej reprezentacji, która może wynikać z nieprecyzyjnych postanowień umowy spółki mogą być więc dla spółki wysoce niekorzystne, na przykład gdy nieważne okażą się zawierane przez nią w pewnym okresie umowy. Mając to na uwadze i dbając o najlepszy interes spółki, warto z rozwagą podejść do tematu ustalenia kadencji zarządu i momentu wygaśnięcia mandatu.