Nie budzi wątpliwości, że obecnie, w dobie szybko zmieniającego się otoczenia prawno-gospodarczego, informacja stała się najcenniejszym dobrem. Przedsiębiorstwa, którym zależy na zabezpieczeniu swoich interesów zwracają coraz większą uwagę na ochronę tajemnicy handlowej, a tym samym interesu przedsiębiorstwa. Z drugiej strony coraz powszechniejsze stają się działania prowadzące do uzyskania legalnego dostępu do informacji, a w tym kontekście szczególnie upowszechnił się trend nabywania akcji lub udziałów spółek przez konkurencję. Niezależnie od istniejącej od bardzo dawna praktyki nabywania drobnych pakietów akcji, w czerwcu 2014 r. upubliczniona została informacja o zastosowania tej techniki w większej skali – tj. o nabyciu przez Nordica Holding 20% akcji Grupy Azoty S.A., co ma umożliwić rosyjskiemu konkurentowi polskiej grupy chemicznej – przynajmiej na obecnym etapie – powołanie jednego członka rady nadzorczej i uzyskanie dostępu do tajemnic polskiej spółki.

W tym kontekście warto przyjrzeć się obowiązującym przepisom Kodeksu spółek handlowych (dalej „ksh.”) w zakresie dostępu wspólników i organów nadzorczych spółki do jej informacji. Szczególny stan faktyczny i uprawnienia wynikające z przepisów prawa powinny stanowić punkt wyjścia dla zastosowania przez spółkę instrumentów prawnych, które mogą pomóc uszczelnić ochronę tajemnic spółki.

Spółki osobowe

W spółce jawnej i spółce partnerskiej każdy wspólnik ma prawo osobistego zasięgania informacji o stanie majątku i interesów spółki, a także posiada prawo do osobistego przeglądania ksiąg i dokumentów spółki (art. 38 § 2 ksh.). Przepisy prawa mają w tym zakresie bezwzględnie obowiązujący charakter, a zatem ograniczenie (a tym bardziej wyłączenie) tego prawa w umowie spółki byłoby nieważne.

Uprawnienia komplementariusza w spółce komandytowej i spółce komandytowo – akcyjnej są takie same jak uprawnienia wspólników spółki jawnej i spółki partnerskiej – może on w każdym czasie zasięgać osobiście informacji o Spółce oraz przeglądać jej księgi i dokumenty. Prawa tego również nie można ograniczyć.

Uprawnienia komandytariusza w spółce komandytowej są jednak ograniczone – może on co najwyżej żądać odpisu rocznego sprawozdania finansowego oraz przeglądać księgi i dokumenty, w celu weryfikacji sprawozdania pod kątem jego rzetelności. Umowa spółki może przy tym rozszerzać uprawnienia kontrolno-rewizyjne komandytariuszy, a nawet przyznawać im tak szeroki zakres uprawnień informacyjnych jak komplementariuszowi. Do akcjonariuszy spółki komandytowo-akcyjnej stosować się będzie natomiast przepisy o spółce akcyjnej.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika spółki z o.o./akcjonariusza

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością prawo indywidualnej kontroli przysługuje każdemu wspólnikowi. Prawo indywidualnej kontroli wspólnika może zostać ograniczone lub wyłączone w umowie spółki, jeżeli została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Zakres indywidualnego prawa kontroli jest bardzo szeroki – wspólnik może w każdym czasie przeglądać wszelkie księgi i dokumenty spółki (w przeciwieństwie do spółek osobowych nie tylko osobiście, ale również wspólnie z upoważnioną przez siebie osobą), jak również żądać wyjaśnień od zarządu.

Jeżeli zarząd uważa, że istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta udostępnione mu informacje lub dokumenty w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę, może odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów lub udzielenia wyjaśnień. W takim przypadku wspólnik może przedstawić żądanie udostępnienia dokumentów pod rozstrzygnięcie zgromadzenia wspólników spółki, które w terminie miesiąca powinno podjąć stosowną uchwałę. W przypadku podjęcia przez wspólników uchwały odmawiającej dostępu do dokumentów lub informacji lub bezskutecznego upływu terminu na jej podjęcie, wspólnik może złożyć wniosek do sądu o zobowiązanie zarządu do udzielenia mu stosownych informacji lub wyjaśnień.

Jak wskazano wyżej, obawa zarządu musi być uzasadniona, co oznacza, że powinny istnieć obiektywne przesłanki do przypuszczenia, że informacja zostanie wykorzystana w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Należy zwrócić uwagę, że obie przesłanki powinny zostać spełnione jednocześnie, a więc przykładowo brak byłoby podstaw do odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, które wprawdzie mogłyby zostać wykorzystane w celach sprzecznych z interesem spółki, ale nie groziłyby spółce znaczną szkodą. Uzasadnione obawy mogą być wyrażane m.in. w sytuacji, gdy wspólnik prowadzi działalność konkurencyjną, jak również gdy istnieje istotne ryzyko, że wspólnik udostępni uzyskane informacje konkurencji lub do wiadomości publicznej.

Zdarzają się sytuacje, w który prawo indywidualnej kontroli jest nadużywane, np. w celu szykanowania lub sparaliżowania działalności zarządu spółki. Moim zdaniem można w tym zakresie stanąć na stanowisku, iż tego typu kontrola w celu szykany nie zasługuje na ochronę jako nadużycie prawa podmiotowego (art. 5 kc.), co stanowiłoby kolejny obok wynikających wprost z art. 212 § 2 ksh. potencjalny powód odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, udostępnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień.

W spółce akcyjnej akcjonariuszowi nie przysługuje indywidualne prawo kontroli. Akcjonariuszom przysługują co najwyżej szczątkowe uprawnienia nadzorcze, takie jak np. prawo przeglądania księgi protokołów, uchwał walnego zgromadzenia, księgi akcyjnej i listy akcjonariuszy, dokumentów sprawozdawczych przed zwyczajnym walnym zgromadzeniem. Szczególnym jednak uprawnieniem akcjonariuszy jest – w zależności od liczby posiadanych akcji – możliwość wpływu na skład rady nadzorczej spółki.

Rada nadzorcza w spółce z o.o. i spółce akcyjnej

W spółkach akcyjnych, a ponadto w spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przekracza 500.000,00 zł, a wspólników jest więcej niż 25, ustanowienie rady nadzorczej jest obligatoryjne.

Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki, we wszystkich dziedzinach jej działalności, a więc w każdym czasie może badać dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań lub wyjaśnień oraz dokonywać rewizji majątku spółki. Zakres ustawowych kompetencji nadzorczych rady nadzorczej jest zatem szerszy niż w przypadku indywidualnej kontroli wspólników w spółce z o.o. Należy podkreślić, iż uprawnień rady nadzorczej (zarówno w spółce z o.o. jak i spółce akcyjnej) nie można ograniczyć, a jedynie rozszerzyć, zatem teoretycznie każdy członek rady nadzorczej ma możliwość nie tylko poznania dokumentów finansowych spółki, ale również tajemnic jej przedsiębiorstwa.

W spółce z o.o. każdy członek rady nadzorczej może wykonywać prawo nadzoru samodzielnie, jednakże umowa spółki może zawierać w tym zakresie inne postanowienia, w tym w szczególności ustanowić zasadę kolegialnego sprawowania nadzoru lub w tzw. zespołach kontrolnych.

Wydaje się, że przepisy o spółce akcyjnej dają szersze możliwości ochrony jej tajemnic. Przede wszystkim, w spółce akcyjnej, w przeciwieństwie do spółki z o.o., obowiązuje zasada kolegialnego sprawowania nadzoru przez wszystkich członków rady nadzorczej, co oznacza, że przez sam fakt podejmowania wspólnie działań przez wszystkich członków rady działania każdego członka RN z osobna są dużo bardziej transparentne. Zasada kolegialności podlega ograniczeniu w zakresie możliwości delegowania przez samą radę poszczególnych jej członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz – w przypadku wyboru rady w drodze głosowania oddzielnym grupami – możliwości delegowania jednego spośród wybranych członków rady do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych przez każdą grupę. Należy jednak podkreślić, iż do delegowanych członków rady nadzorczej ma zastosowanie zakaz konkurencji uregulowany w art. 380 ksh., który obejmuje nie tylko uczestniczenie w organach spółki konkurencyjnej, ale również stosunkowo szerokie pojęcie „zajmowania się interesami konkurencyjnymi”.

Dokumenty zlikwidowanej spółki

Istotne różnice w stosunku do powyższych zasad dostępu do informacji następują z momentem rozwiązania spółki.

Po zakończeniu likwidacji księgi i dokumenty spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej oddaje się na przechowanie wspólnikowi lub osobie trzeciej, przy czym prawo przeglądania tych ksiąg i dokumentów przysługuje wszystkim wspólnikom, a także wszystkim osobom, które posiadają interes prawny. W spółce komandytowo-akcyjnej, spółce z o.o. i spółce akcyjnej dokumenty spółki z upoważnienia sądu rejestrowego mogą przeglądać odpowiednio wspólnicy/akcjonariusze i osoby trzecie posiadające interes prawny. Do osób posiadających interes prawny można zaliczyć m.in. wierzycieli rozwiązanej spółki, małżonków lub spadkobierców wspólnika lub akcjonariusza itp.

Ochrona interesu spółki

Ochrona dokumentów i informacji spółki realizuje szerszy cel, którym jest ochrona interesu spółki. Wydaje się, że ochrony interesu spółki nie należy szukać wyłącznie w przepisach ogólnych, w tym dotyczących odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce, które chronią spółkę po fakcie ujawnienia poufnych informacji, tj. dają jej co najwyżej możliwość uzyskania odszkodowania za wyrządzoną szkodę.

Należy również wskazać na istotną rolę odstraszającą przepisów o charakterze sankcyjnym. Przykładowo art. 156 ust. 1 i 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi wprowadza między innymi w stosunku do członków rad nadzorczych oraz akcjonariuszy spółki, posiadających informację poufną zakaz wykorzystywania takiej informacji, jej ujawniania, jak i udzielania rekomendacji odnośnie nabywania lub zbywania instrumentów finansowych, których dotyczy ta informacja, którego naruszenie zagrożone jest sankcją karną w postaci grzywny do 2.000.000 zł, karze pozbawienia wolności do lat 3 lub obu tym karom łącznie.

W mojej ocenie, w zależności od stanu faktycznego, nie wystarczy poprzestać na zaufaniu do przepisów sankcyjnych i ich odstraszającego charakteru. Celowym i zasadnym jest wprowadzenie takich zabezpieczeń, które równolegle do mechanizmów pozaprawnych pomogą uszczelnić ochronę tajemnic spółki (zabezpieczenia tego typu mogą być wprowadzone np. w treści umowy lub statutu spółki, regulaminie rady nadzorczej, czy umowie o zachowaniu poufności z członkiem rady nadzorczej, szczegółowe rozwiązania pozostają jednak poza zakresem niniejszego opracowania). Należy podkreślić, iż niezależnie od zastosowanych mechanizmów prawnych niezbędne jest również prawidłowe współdziałanie organów spółki i ich służb, w celu realizacji i ochrony interesu spółki przed nieuzasadnionym ujawnieniem dokumentów i informacji o spółce.

Z drugiej strony należy pamiętać również o sankcji karnej za nieuzasadnioną odmowę udzielenia wyjaśnień osobie powołanej do nadzoru lub niedopuszczenia jej do sprawowania obowiązków.