Już od ponad 5 lat istnieje możliwość zawiązania spółki z o.o. w tzw. trybie S24, a więc przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Możliwość ta okazała się dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców i to z kilku powodów.

Po pierwsze założenie spółki sp. z o.o. w trybie S24 okazało się zdecydowanie tańsze – decydujący się na taką formę zawiązania spółki z o.o. nie ponoszą kosztów czynności notarialnych zawarcia umowy spółki (są zobowiązani jedynie uiścić podatek od czynności cywilnoprawnych) a koszty rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są niższe niż te dla spółki zawiązywanej w sposób „tradycyjny”. Po drugie – zawiązanie i rejestracja spółki w trybie S24 odbywa się zdalnie (wystarczające jest posiadanie dostępu do internetu), podczas gdy zawiązanie spółki z o.o. w sposób tradycyjny wiąże się z przynajmniej z koniecznością udania się do notariusza. Po trzecie – „tradycyjna” rejestracja spółki z o.o. w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego wymaga stosunkowo długiego oczekiwania, które wynosić może w niektórych sądach rejonowych nawet do 2 miesięcy, podczas gdy rejestracja spółki z o.o. w trybie S24 trwa zazwyczaj 24 godziny (w praktyce nie dłużej niż 72 godziny).

Elektroniczny podpis kwalifikowany lub ePUAP

Dotychczas do podpisania umowy spółki z o.o. oraz złożenia wniosku o wpis takiej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego w trybie S24 wystarczył tzw. „zwykły” podpis elektroniczny, uzyskiwany przez założenie konta w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości służącym do obsługi zawiązania i dokonywania innych czynności dotyczących S24 oraz aktywację podpisu w tym systemie, do której wymagane było podanie stosunkowo ograniczonej liczby danych (imię i nazwisko, numer PESEL oraz adres do korespondencji). Ta stosunkowo łatwa procedura może jednak w najbliższym czasie odejść do lamusa, a to za sprawą rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który w dniu 24 stycznia 2017 roku został skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu.

Projekt ten zakłada wyeliminowanie możliwości korzystania ze zwykłego podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością za pomocą wzorca umowy (w trybie S24). Oznacza to, że po wejściu w życie ustawy możliwe będzie zawiązywanie spółki z o.o. w trybie S24 jedynie przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Nadużycia wymuszają ograniczenia

Z uzasadnienia do projektu ustawy wynika, że wobec pojawiających się w okresie ostatnich kilku miesięcy sygnałów o przypadkach nadużyć, polegających na nieuprawnionym wykorzystaniu danych osobowych innych osób do zawiązania spółki z o.o. w trybie S24, wykorzystywanie przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy pomocy wzorca umowy „zwykłego” podpisu elektronicznego nie daje stuprocentowej pewności, że osoba składająca podpis pod umową spółki jest rzeczywiście tą osobą, która została wskazana jako zawierająca umowę spółki. Powołując się na priorytet bezpieczeństwa obrotu, projektodawca chce zrezygnować ze „zwykłego” podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu spółki z o.o., co spowoduje, że przy zawiązaniu takiej spółki będzie możliwe skorzystanie jedynie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z podpisu potwierdzonego zaufanym profilem ePUAP. Wprowadzenie takiej zmiany przyrównałoby procedurę zakładania spółki z o.o. do aktualnie obowiązującej procedury zawiązywania spółki jawnej czy komandytowej.

Konsekwencje zmian

Trudno jednoznacznie określić, jaki wpływ na praktykę obrotu będzie miało wprowadzenie projektowanej zmiany. Z całą pewnością można jednak stwierdzić, że rezygnacja ze „zwykłego” podpisu elektronicznego spowoduje zmniejszenie zainteresowania spółką z o.o. zakładaną w trybie S24. Uzyskanie „zwykłego” podpisu elektronicznego poza założeniem konta i aktywacją podpisu nie wymagało podjęcia dodatkowych czynności. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy podpisu potwierdzonego zaufanym profilem ePUAP nie jest już takie proste. Profil zaufany ePUAP można założyć bowiem jedynie na jeden z trzech sposobów:

  1. całkowicie przez internet za pomocą certyfikatu kwalifikowanego albo
  2. zewnętrznego dostawcy tożsamości (na przykład bank), albo
  3. wysyłając wniosek przez internet i potwierdzając założenie konta w urzędzie.

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiąże się natomiast z koniecznością zawarcia umowy z podmiotem oferującym takie podpisy i jego opłacenie, przy czym jak wskazano w uzasadnieniu aktualnie koszt podpisu na dwuletni okres ważności to około 300 zł. Może się zatem okazać, że w przypadku wprowadzenia nowelizacji w omawianym powyżej zakresie praktyka obrotu pójdzie w kierunku powrotu do „tradycyjnej” formy zawiązania spółki z o.o., powodując zwiększenie obciążenia sądów rejestrowych, a co za tym idzie wydłużenie czasu rejestracji spółek z o.o.